FAQ

Häufig gestellte Fragen

ClubCollect ist ein deutsches Sportunternehmen, welches darauf spezialisiert ist, Vereinen die Vereinsarbeit zu erleichtern. ClubCollect stellt Vereinen ein Zahlungssystem zur Verfügung, welches speziell für den Sport entwickelt wurde, aber auch eine Nutzung von Vereinen außerhalb des Sports möglich macht. Das System automatisiert den Versand von Beitragsrechnungen sowie die Verarbeitung und das Einsammeln der Beiträge und ermöglicht dabei einen exakten Überblick unter der Nutzung und Kontrolle des Vereins.

Wir haben aus zahlreichen Statistiken von Verbänden in Deutschland erfahren, dass die Zahl der Ehrenamtler innerhalb der Sportvereine stetig sinkt. Immer weniger wollen sich ehrenamtlich engagieren, was zum Teil auch an der umfangreichen Arbeit innerhalb des Vereins liegt. Wir haben uns zur Aufgabe gemacht dies zu verändern und die Vereinsarbeit für den Vorstand wieder leichter und effizienter zu gestalten. Die Software hilft dabei den bisherigen Zeitaufwand für Ehrenamtler zu minimieren und unnötige Kosten für den Verein zu verhindern.

In den vergangenen zwei Jahren wählten mehr als 600 Sportvereine diese Lösung, um ihre Beiträge mithilfe des Systems einzusammeln. Zudem werden wir von zahlreichen Verbänden in Deutschland unterstützt.

Selbstverständlich gibt es die Möglichkeit, im Rahmen einer Informationsveranstaltung, bei Ihrem Verein vorbeizukommen, um alle auftretenden Fragen zu klären. Sprechen Sie uns hierfür einfach an. Wir vereinbaren gerne mit Ihnen gemeinsam einen passenden Termin.

Vereine zahlen nur eine Grundgebühr pro Rechnung in Höhe von 1,19€ (inkl. MwSt.). Bei mehreren Beitragsintervallen im Laufe eines Jahres (halb-, vierteljährlich oder monatlich), wird zusätzlich eine Gebühr ab 0,25€ pro Intervall erhoben (von Mitglied oder Verein zu tragen). Weitere Kosten entstehen nicht. Im Gegenteil: Der Verein muss in Zukunft, bei ggf. auftretenden SEPA-Rückbuchungsgebühren durch seine Mitglieder, nicht mehr in Vorkasse gehen. Die Nutzung der ClubCollect Software erfordert keine Einrichtungsgebühren, kein Bereitstellungsentgelt, keine Nachzahlungen und auch keine Extrakosten für E-Mails oder SMS. ClubCollect übernimmt sogar für 25% der Vereinsmitglieder die Portokosten, sofern es der Verein möchte.

Die Kosten für die Nutzung ist nicht von der Beitragshöhe abhängig. Unter Punkt 4. können Sie eine Aufstellung der Kosten finden.

Seit Gründung des Unternehmens im Jahr 2015 wurde bislang keine Preiserhöhung vorgenommen. Sollte es dennoch in Zukunft mal dazu kommen, kann jeder Kunde von seinem Sonderkündigungsrecht gemäß BGB (siehe unter Punkt 3.3 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen von ClubCollect) Gebrauch machen.

Ja, dies ist eine Option für den Verein. Die Vorfinanzierung der gesamten Beiträge eines Jahres, ist ab 1,-€ pro Beitragsintervall (vom Mitglied oder Verein zu tragen) möglich.

Beispiel: Ein Verein, mit einer vierteljährlichen Zahlweise seiner Mitglieder à 30,-€, kann den gesamten Jahresbeitrag (120,-€) im Voraus bekommen, sobald die erste Rate vom Mitglied bezahlt wurde. Die Kosten hierfür betragen 1,-€ pro Intervall (4,-€ im ganzen Jahr pro Mitglied).

Die Vereinsgröße spielt keine Rolle. Eine Mindestmitgliederzahl gibt es nicht. Die Gebühren passen sich an die Mitgliederzahl an, damit auch kleinere Vereine die Möglichkeit haben die Software zu nutzen.

Aus Gründen des Datenschutzes in Deutschland wird für den Verein ein Beitragskonto bei der Partnerbank von ClubCollect (ING-DiBa) erstellt. Kontoinhaber des kostenlosen Beitragskontos ist ausschließlich der Verein. Über dieses Konto werden lediglich die Beiträge eingesammelt. Diese werden direkt von dem erstellten Beitragskonto des Vereins, auf das bereits vorhandene Vereins-Girokonto transferiert. Somit gelangen die Beiträge direkt auf das Vereinskonto.

Die Bezahlung der Gebühren an ClubCollect, werden hinterher über ein automatisches SEPA-Lastschriftverfahren direkt vom Bankkonto des Vereins abgebucht.

Ja, das kann man problemlos einstellen. Dies bietet sich auch für Mehrspartenvereine an, in dem jede Abteilung autark ist und sein eigenes Bankkonto besitzt.

Die Mindestvertragslaufzeit beträgt ein Jahr und ist frühestens zum Ablauf der Mindestvertragslaufzeit, unter Einhaltung einer Frist von vier (4) Wochen, kündbar. Allerdings ist eine Beendigung der Nutzung zu jedem Zeitpunkt möglich, wenn der Verein dies möchte und keine weiteren Mitgliederdaten in die Software von ClubCollect hochlädt.

Diese können Sie einfach hier einsehen.

Bei ClubCollect genießt der Schutz und die Sicherheit Ihrer Daten die höchste Priorität. ClubCollect setzt adäquate technische und organisatorische Maßnahmen um, um jeglichen unautorisierten Zugriff oder den Verlust Ihrer personenbezogenen Daten zu verhindern. Ungeachtet jeglicher anderer Maßnahmen sind die Verwaltung und der Austausch von Informationen durch Verschlüsselungscodes gesichert. Alle Daten werden über eine 256-Bit Verschlüsselung übermittelt. Zusätzlich verwaltet ClubCollect alle sensiblen Informationen in einer verschlüsselten Datenbank. Die Sicherheit der Systeme ist ISO-zertifiziert und wird regelmäßig von unabhängigen Parteien überprüft. Die Datenschutzerklärung von ClubCollect können Sie hier einsehen.

Import:

Beim Import der Mitgliederdaten gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder kann der Verein den Import selbst durchführen oder ClubCollect kann dies für Sie übernehmen. Wenn Sie sich für letzteres entscheiden, bitten wir Sie dem ClubCollect-Support eine Datei mit den Mitgliederdaten zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie den Import selbst vornehmen möchten, können Sie das wie folgt tun: Optimalerweise werden die Mitgliederdaten als Excel-Datei in die Software kopiert. Anschließend können Sie die gewünschten Dateien benennen (wie z.B. Jugendabteilung, Herrenabteilung etc.). Der Import von anderen Dateiformaten ist ebenfalls möglich. Auch bei bereits vorhandener Mitgliederverwaltungssoftware ist es kein Problem die Mitgliederdaten in das ClubCollect-System zu integrieren, da die Software über eine Export / Import-Schnittstelle verfügt.

Export:

Die Mitgliederdaten können jederzeit unter dem Reiter “Downloads” heruntergeladen werden. Dort stehen mehrere Dateien als Download zur Verfügung.

Ja, das ist kein Problem. Durch eine Import / Export-Schnittstelle können die erhaltenen Zahlungen problemlos in eine Mitgliederverwaltungs- und/oder Buchhaltungssoftware übertragen werden. Bei Fragen hierzu hilft Ihnen gerne unser Support weiter.

Der Verein bestimmt einen oder mehrere Administratoren, die ihre Zugangsdaten für die Software per E-Mail vom ClubCollect-Support zugeschickt bekommen. Die Administratoren benötigen ein internetfähiges Gerät (wie z.B. PC / Laptop, Tablet oder Smartphone). Die Software ist cloudbasiert und damit überall aufrufbar, wo eine Internetverbindung vorliegt. Es muss kein CD-Laufwerk vorhanden sein und auch nichts installiert werden.

So viele wie Sie möchten, denn dies entscheidet der Verein. ClubCollect kann auf Wunsch des Vereins beliebig viele Administratoren einstellen. Dabei werden keine Extrakosten für zusätzliche Administratoren erhoben.

Der ClubCollect-Support steht Ihnen gerne werktags (Montag - Freitag) zwischen 09:00 - 18:30 Uhr sowohl telefonisch unter 030 / 311 993 80, als auch per E-Mail unter support@clubcollect.com zur Verfügung. Ab dem Frühjahr 2018 ist der Support von 09:00 - 22:00 Uhr erreichbar.

Nein! ClubCollect ist kein Inkassobüro. ClubCollect ist ein Softwarehersteller, der als Dienstleister für den Verein Beitragsrechnungen versendet und das Einsammeln der Beiträge vereinfacht und effektiver gestaltet. Durch die Nutzung von ClubCollect erhöht sich die Quote der erfolgreichen Zahlungen in jedem Fall. Der momentane Durchschnitt liegt bei 95%. Wenn der Verein es möchte, kann jedoch zuzüglich zur Nutzung von ClubCollect in Eigenregie ein Inkassobüro beauftragt werden, sofern noch Außenstände im Verein vorhanden sind.

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