Binnen de wereld van contributie-inning zijn ClubCollect en NIKKI veel voorkomende namen.  Beiden kunnen helpen met de contributie-inning en het uitbesteden hiervan. Met de nieuwe All-In optie van ClubCollect, kan je naast de bekende voordelen, ook totaal ontzorgd worden m.b.t. de inning van de contributie. Graag nemen we je mee in de mogelijkheden van ClubCollect All-In en NIKKI, zodat je een weloverwogen keuze kunt maken.

De organisaties

NIKKI: NIKKI komt voort vanuit CollectMasters. Als incassopartner verzorgen zij het innen van openstaande facturen voor verschillende organisaties. Speciaal voor de sportverenigingen hebben zij de tak NIKKI opgericht. Clubs kunnen hun ledenbestand bij NIKKI aanleveren en NIKKI verzorgt de contributie-inning vervolgens. Zij verzorgen ook de opvolging van openstaande facturen, laat- en wanbetalers.

ClubCollect: ClubCollect komt voort uit Twelve, een bedrijf wat o.a. kassa systemen levert bij sportverenigingen. Vanuit de klanten van Twelve kwam de vraag om ook bij de contributie-inning te kunnen helpen. Met ClubCollect is er gehoor gegeven aan deze penningmeesters. Met een eenvoudig te gebruiken systeem ondersteunt ClubCollect penningmeesters die graag slimmer werken, maar toch zelf de touwtjes in handen houden bij het innen van de contributie. Het systeem wordt continu geupdatet op basis van feedback van penningmeesters, zodat het naatloos aansluit op de wensen in de markt. Voor penningmeesters die liever totaal ontzorgt willen worden en de contributie gewoon uit willen besteden is er nu ClubCollect All-In.

Het opstarten van de samenwerking

NIKKI: Tijdens het begintraject bespreek je tijdens een meeting eerst de mogelijkheden. Zodra er een akkoord is, worden tijdens een tweede meeting afspraken gemaakt rondom het opvolgen van de openstaande betalingen. Werk je met Sportlink, moet je eerst in Sportlink de contributie bedragen koppelen aan de leden en vanuit hier elk lid een factuur sturen. Leden kunnen op deze factuur de opbouw van hun factuur zien, bijvoorbeeld Contributie, Kleedgeld etc. NIKKI ziet enkel het openstaande totaalbedrag en factureert dit aan het lid.

ClubCollect: Er wordt eerst een afspraak ingepland, wanneer de wensen van de club besproken worden. Ook wordt er een korte rondleiding door het systeem gegeven, zodat de club op de hoogte is van de diverse mogelijkheden. Denk hierbij aan automatische herinneringen via verschillende kanalen, eenvoudig termijnen aanbieden, kosten als laatbetaalboetes en administratiekosten doorrekenen, meerdere betaalmethodes etc. Als club heb je dus direct een beeld van alle mogelijkheden en hoe dit er in de praktijk uitziet.

Zodra je wilt beginnen, wordt er een tweede meeting gepland. Tijdens deze meeting worden er afspraken gemaakt en worden de wensen van de vereniging direct in het systeem ingesteld. Denk hierbij aan het aantal termijnen, betaalopties, hoeveelheid herinneringen, communicatie met leden, nabellen etc. Ook het aanleveren van het ledenbestand kan je aan ClubCollect uitbesteden. Indien gewenst kunnen zij ook in Sportlink alles regelen. Hierdoor besteed je dus de volledige contributie-inning uit.

Het starten van de inning

NIKKI: Er zijn hier twee opties: werk je met Sportlink voor de ledenadministratie, moet je zelf de contributie en andere bedragen koppelen met de leden. Vanuit hier is het voor NIKKI mogelijk om het totaalbedrag per lid te zien en vanuit daar de facturen te versturen. Werk je met een andere ledenadministratie, dan moet je zelf een overzicht van de contactgegevens en de bedragen bij NIKKI aanleveren.

ClubCollect: Bij ClubCollect zijn er drie opties:

1. Werk je met Sportlink of een ander ledenadministratiesysteem en wil je de volledige contributie-inning uitbesteden, dan neemt ClubCollect alles uit handen. Je hoeft niks meer te doen.
2. Wil je met Sportlink, een ander ledenadministratiesysteem of Excel, kun je ook een overzicht sturen. Vanaf hier neemt ClubCollect alles van je over.
3. Wil je graag alles in hetzelfde systeem houden, is het ook mogelijk om gebruik te maken van de ledenadministratie van ClubCollect genaamd ClubBase. Maak je hier gebruik van, dan neemt ClubCollect ook alles uit handen en hoef je hier niet meer naar om te kijken.

Klein extraatje: Met ClubCollect kun je ook sponsorfacturen versturen. Deze worden automatisch opgemaakt met de juiste gegevens, maar met hetzelfde betaalgemak voor de sponsoren.

Termijnen

NIKKI: Bij NIKKI zijn er twee mogelijkheden voor het betalen van de factuur: Of je betaalt in één keer of je betaalt in tien termijnen. Maak je geen keuze binnen dertig dagen, betaal je automatisch in tien termijnen. Er zijn dan geen andere mogelijkheden.

ClubCollect: Je kunt maximaal twaalf termijnen aanbieden, maar ook alles wat tussen één en twaalf zit. Verder kies je de periode tussen de termijnen zelf: per maand, om de maand, per kwartaal, halfjaarlijks. Er is ook de optie om een maximaal aantal termijnen kiezen, waarna het lid zelf kan kiezen in hoeveel termijnen het bedrag te betalen, zolang het binnen het ingestelde maximum aantal termijnen valt.

Betalingen door leden

NIKKI: De leden kunnen bij NIKKI enkel met iDEAL betalen. Kiezen zij voor een betaling in één keer, betalen zij dus met iDEAL. Missen zij de eerste factuur of kiezen zij voor een termijnbetaling, moeten zij maandelijks betalen via iDEAL. Zij moeten dit dus tien keer handmatig doen.

ClubCollect: Voor leden is het eenvoudig gemaakt: zij hoeven maar één keer een keuze te maken. Betalen zij de contributie in één keer, kunnen zij met automatische incasso, iDEAL, een handmatige overboeking, Creditcard, Apple Pay en meer betalen. Betalen in termijnen verlopen via automatische incasso, en het fijne is dat bij ClubCollect het lid zelf de incasseringsdatum kan kiezen. Leden ontvangen desgewenst een aankonding van een aankomende (termijn) incasso, zodat ze op de hoogte zijn dat het bedrag op de gewenste datum van hun rekening wordt afgeschreven.

Opvolging

NIKKI: De leden krijgen hun eerste betaalverzoek per e-mail, SMS of WhatsApp. Kiezen zij voor termijnen, dan krijgen de leden de volgende betaalverzoeken via e-mail of Whatsapp. De leden die niet tijdig betalen, worden telefonisch door NIKKI opgevolgd. Betalen ze alsnog niet, kan NIKKI als incassobureau wat zij zijn, hier achteraan gaan.

ClubCollect: Na het sturen van het eerste betaalverzoek, kunnen er tot wel vijf herinneringen worden gestuurd, welke per e-mail, SMS, WhatsApp of een fysieke brief kunnen worden verstuurd. Betaalt een lid niet, worden de vervolgstappen zoals de club dit wilt, gevolgd. Dit kan nogmaals benaderen via e-mail, SMS, Whatsapp of een fysieke brief zijn, de leden kunnen worden nagebeld, maar ook opties als het versturen van een Wettelijke-Incasso-Kosten-brief en het inschakelen van een incassobureau behoren tot de opties. Hierbij is het belangrijkste dat de complete opvolging dus gaat zoals je als club dit wenst.

Aanpassen van bedragen

NIKKI: Het kan natuurlijk gebeuren dat er na het versturen een verkeerd bedrag op de factuur van een lid staat. Als je wilt dat dit wordt aangepast, zul je eerst met NIKKI contact op moeten nemen, dan kunnen zij de factuur crediteren en een nieuwe factuur met het correcte bedrag sturen.

ClubCollect: Maak je gebruik van ClubCollect, dan is het wijzigen van bijvoorbeeld bedragen eenvoudig. Je kan dit zelf aanpassen of het aangeven bij jouw contactpersoon, dan passen zij het voor jou aan. Het bedrag op de factuur van het lid wordt automatisch aangepast, dus deze hoeft geen nieuwe factuur te ontvangen.

Overzicht tijdens de inning

NIKKI: Om tijdens de inning overzicht te houden, kun je in Mijn NIKKI inloggen. In dit dashboard zie je de huidige status van de contributie-inning. Je kunt per lid zien welk bedrag is betaald.

ClubCollect: Je kan altijd inloggen in jouw ClubCollect-omgeving. Binnen het dashboard wordt alle relevante informatie gegeven. Denk hierbij aan het tot dusver geincasseerde bedrag, maar ook ingeplande betalingen en openstaande facturen. Je kunt per lid zien wat de huidige status is, welke berichten zij ontvangen hebben en wanneer de volgende termijn betaald wordt. Ook is het voor leden mogelijk om, via het betaalverzoek, een vraag te stellen. Zo kan je onduidelijkheden direct wegnemen of eventueel een incorrect bedrag direct aanpassen.

Aanpassen van lidgegevens

NIKKI: Leden kunnen hun gegevens aanpassen binnen de verzoeken van NIKKI. Deze mutaties worden bijgehouden in een Excel-bestand, welke handmatig moeten worden aangepast in de Sportlink-omgeving van jouw club.

ClubCollect: Bij ClubCollect werkt dit precies hetzelfde: leden kunnen in de verzoeken van ClubCollect hun gegevens aanpassen. De mutaties worden bijgehouden in een Excel-bestand. Deze veranderingen kunnen bij gebruik van ClubCollect All-In voor jou worden bijgewerkt in Sportlink. Dit hoef je dan niet zelf te doen.

Uitbetaling

NIKKI: Bij NIKKI gebeurt dit doorgaans één of soms twee keer per maand. Wat goed is om te weten, is dat de kosten van de termijnbetalingen direct bij de eerste uitbetaling worden ingehouden. Dit is 10% van het totaalbedrag, met als maximum €19 per lid. Het restant wat de leden hebben betaald, krijg je vervolgens uitbetaald.

ClubCollect: ClubCollect betaald wekelijks. Dit is goed te zien in je ClubCollect-omgeving. Bovendien worden op de uitbetaling geen kosten ingehouden en ontvang je 100% van de betalingen die je hebt ontvangen. De kosten worden maandelijks berekend en gefactureerd. Hiermee blijft de cashflow van de vereniging optimaal, wat zeker aan het begin van het seizoen erg belangrijk is. Vaak zijn er kosten als de huur van de kantine, opknappen van kleedkamers, nieuwe materialen en bondsafdracht in het begin van het seizoen. Met een gestroomlijnde cashflow kan een vereniging dit gemakkelijker opvangen.

Kosten

NIKKI: NIKKI vermeld op de website dat er geen kosten voor de vereniging zijn. De kosten worden echter, zoals eerder benoemd, doorberekend aan de leden. Betaalt een lid in één keer, zijn er geen extra kosten. Mist het lid de eerste termijn of betaalt het lid de contributie liever gespreid, dan rekent NIKKI 10% van het totaalbedrag door aan het lid. Hierbij geldt een maximum van €19. Ondanks dat een vereniging deze kosten niet draagt, merken zij wel wat van het doorberekenen van deze kosten. Deze kosten worden namelijk direct ingehouden bij de eerste uitbetaling.

ClubCollect: De kosten van ClubCollect All-In zijn vanaf €5,80 per lid per jaar. Dit is een vanaf-prijs, aangezien deze afhankelijk is van de wensen van de club. Graag komen we met je in contact om je wensen door te spreken en een passend prijsvoorstel te geven. Vervolgens kies je als club zelf hoe je deze kosten doorrekent. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om kostenneutraal te blijven. Dan kies je ervoor om alleen de kosten van ClubCollect door te rekenen aan je leden. Echter is het ook mogelijk om de kosten te verhogen en iets extra’s te verdienen, bovenop de contributie. Dit bepaal je allemaal zelf.

Activiteitenmodule

NIKKI: Binnen NIKKI is er geen activiteitenmodule, waarmee je bijvoorbeeld inschrijvingen voor activiteiten kunt regelen.

ClubCollect: Naast dat ClubCollect de penningmeester ondersteunt, kunnen we ook wat voor de activiteitencommissie en anderen betekenen. Binnen ClubCollect heb je namelijk toegang tot Forms. Met deze formulieren regel je eenvoudig: inschrijvingen voor activiteiten, verkopen van tickets, merchandise verkopen en donatie- of crowdfundingcampagnes starten. Dit kan zowel met als zonder betaalmogelijkheid!