Hoe helpt ClubCollect verenigingen om meer inzicht te krijgen in hun ledenadministratie

De ledenadministratie vormt de ruggengraat van elke vereniging. Het effectief beheren van deze ledenadministratie is daarom van groot belang. Een kloppende ledenadministratie stelt verenigingen in staat om beter te plannen, te communiceren en de betrokkenheid van hun leden te vergroten.

Het bijhouden van al die gegevens kan echter een complexe en tijdrovende taak zijn. Gelukkig biedt ClubCollect een innovatieve oplossing voor sportverenigingen die hun administratieve processen willen stroomlijnen en tegelijkertijd waardevol inzicht willen krijgen in hun ledenbestand. In dit blog ontdek je hoe ClubCollect een essentiële rol kan spelen bij het nauwkeurig bijhouden van de ledenadministratie en hoe dit kan bijdragen aan het succes van je vereniging.

1. Verhoogde efficiëntie
Met ClubCollect kunnen verenigingen eenvoudig de gegevens van hun leden beheren, bewerken en overzichtelijk houden. Nieuwe leden kunnen zich eenvoudig inschrijven, informatie wordt automatisch opgeslagen, waarna het systeem het per lid bijhoudt. Hierdoor vind je gemakkelijk een lid en de benodigde informatie.

2. Leden passen zelf hun gegevens aan
Het kan natuurlijk gebeuren dat er, na de aanmelding van het lid, gegevens veranderen. Een lid kan bijvoorbeeld verhuizen, een ander e-mailadres of een ander rekeningnummer willen gebruiken. Op hun persoonlijke pagina kunnen leden hun gegevens wijzigen, waarna dit weer teruggekoppeld wordt aan het systeem. Op deze manier houden leden hun gegevens zelf bij en is jouw ledenadministratie altijd up-to-date en kloppend.

3. Overzicht
ClubCollect stelt sportverenigingen in staat om een diepgaand inzicht te krijgen in hun ledenadministratie. Aan de hand van filters kun je precies het overzicht krijgen, wat je graag wilt zien. Binnen het systeem kun je bijvoorbeeld filteren op leeftijd, labels, moment van lid worden, moment van lid worden en hoelang iemand al lid is.

4. Vereenvoudigd betalingsbeheer
Een ander belangrijk aspect van ledenadministratie is het beheer van betalingen. ClubCollect biedt verenigingen een geautomatiseerd betalingsplatform dat het innen van contributies, lidmaatschapskosten en andere betalingen vereenvoudigt. Leden kunnen gemakkelijk online betalen via verschillende betaalmethoden, waaronder iDEAL, creditcard en automatische incasso. Dit vermindert niet alleen de administratieve lasten voor verenigingen, maar zorgt ook voor een snellere en nauwkeurigere verwerking van betalingen.

5. Automatisch afletteren
Binnen ClubCollect is het niet nodig om handmatig een overzicht bij te houden wie er wel en wie nog niet betaald hebben. Het afletteren gebeurt automatisch, dus je ziet in een oogopslag bij wie er nog een betaling openstaat. Verder wordt er ook bijgehouden welke termijnen een lid al betaald heeft, welke er nog openstaan en welke (herinnerings)berichten een lid heeft ontvangen.

6. Automatische opvolging
Bij het uitblijven van betaling zal ClubCollect diegene automatisch herinneren, dat scheelt jou weer tijd. Het systeem gaat er namelijk voor jou achteraan. Dit kunnen tot wel zes automatische herinneringen per e-mail, sms, Whatsapp of brief zijn. Je kiest zelf hoeveel berichten je wilt sturen, op welke manier je deze wilt versturen en de tijd tussen de herinneringen.

7. Dashboard met inzichten
Alle data kan eenvoudig inzichtelijk worden gemaakt in het dashboard. Je kiest welke inningen je wilt zien, alle facturen van een bepaalde periode of soort facturen en vervolgens zie je precies wat de status hiervan is. Dit begint bij een balk waarin wordt getoond hoeveel facturen betaald zijn, hoeveel betalingen ingepland zijn, hoeveel facturen open staan en hoeveel facturen er verlopen zijn. Naast dit overzicht vind je ook in welke maand je welke bedragen kan verwachten en hoeveel procent van de facturen al zijn betaald. Hiernaast kun je ook een overzicht krijgen met daarin de betalingen die mislukt zijn, de mensen waar er wel een leesbevestiging is afgeven, maar nog niet hebben betaald en meer.

Wil je ook meer gemak en meer inzicht krijgen in de ledenadministratie en ben je benieuwd hoe dit voor jouw vereniging eruit zou kunnen zien? Plan hier jouw vrijblijvende kennismakingsgesprek in!