Even voorstellen

Diedrik van Tieghem is gepassioneerd voetballiefhebber, supporter van Club Brugge, docent wiskunde, natuurwetenschappen én secretaris in het jeugdbestuur van KM Torhout. Het beheer van de website, sociale media en een groot deel van zowel de interne als externe communicatie behoren onder andere tot zijn takenpakket als bestuurslid. KM Torhout is een amateurvoetbalclub met een grote jeugdwerking. Jeugdwerking is een term die in Vlaanderen gebruikt wordt bij clubs met een jeugdopleiding.

Tot een aantal jaar geleden maakte KM Torhout gebruik van een vrij traditionele manier voor het beheren van het ledenbestand en de opvolging van facturen, denk aan: lijsten via Excel, bankafschriften en contante betalingen. Deze werkwijze was vooral heel tijdrovend, wat ervoor gezorgd heeft dat zij op zoek gingen naar een systeem om dit alles te vereenvoudigen en digitaliseren. Bovendien was het met de oude methode niet mogelijk om de leden een bevestiging te sturen na ontvangst van de betaling. Via een e-mail vanuit ClubCollect is KM Torhout destijds in contact gekomen met ClubCollect en de keus was vrij snel gemaakt.

‘’Het systeem van ClubCollect voldeed perfect aan hetgeen wij zochten. Na overleg binnen ons jeugdbestuur hebben we contact opgenomen, kort daarna kwam er een medewerker uitleg geven over het systeem en nog diezelfde avond zijn we tot een overeenkomst gekomen.’’

Eerste kennismaking met ClubCollect Forms

Tijdens de demonstratie van het systeem kwam KM Torhout ook achter het bestaan Forms, wat voor nog meer enthousiasme zorgde. Via de een betaallink worden er betalingen gevraagd aan leden die geïnteresseerd zijn in het deelnemen aan evenementen of kopen van producten. Dit loopt uiteen van sportkampen, deelname aan verzorgde maaltijden op de club en de aankoop van kleding.

Breed inzetten va​n ​Forms

Ook wordt er elk jaar een oudejaarsactie georganiseerd. De jeugdwerking verkoopt dan een aantal producten om extra inkomsten te genereren, zo ook dit jaar. De producten die gekocht worden zijn, zoals het hoort gelinkt aan de feestdagen. Dit jaar kan er gekozen worden voor wijnen; rode wijn, witte wijn, rose en cava, cuberdons (een kegelvormig Belgisch snoepje) en ander snoep. Eerdere jaren werden er onder andere ijstaarten en kalenders verkocht. Het gebruiksgemak van de betaallink via Forms is hoog, zo ook voor de leden. Verder benoemd Diedrik nog eens de toegevoegde waarde van de verstuurde betalingsbevestiging. Wanneer er een evenement gepland staat wordt hierover gecommuniceerd en wordt er meteen vermeld dat een betaallink via Forms wordt ingezet om betalingen te innen. KM Torhout heeft recentelijk ook voor het eerst gebruik gemaakt van de QR-code, welke ervoor zorgt dat leden via de camera op hun smartphone over kunnen gaan tot betaling.

‘’Het aanmaken van een betaallink is eigenlijk kinderspel, in een 5-tal stapjes is deze aangemaakt. Het systeem is heel eenvoudig opgesteld en je hoeft zeker geen computerfreak te zijn. Bovendien is het zelfs mogelijk om de heel eenvoudig de lay-out te personaliseren met een eigen logo.’’

Voorheen werd er contant betaald of via bankoverschrijving. Daarbij was het belangrijk dat leden zelf een betalingsomschrijving vermelden. Vaak was het, zelfs met deze vermelding, nog een hele klus om uit te vinden wie reeds betaald had. De naam van de rekeninghouder kwam geregeld niet overeen met de naam van de speler, aangezien er vaak betaald werd door een ouder. Dit zorgde voor veel extra werk, wat weer tijdrovend is. Daarbij komt dat werken met contant geld zelf al erg tijdrovend is, aangezien er aandachtig te werk gegaan moeten worden.

‘’Als vereniging krijg je bij gebruik van Forms steeds een mooi overzicht van de uitgevoerde betalingen, deze is te downloaden in excel. Bovendien kun je als vereniging zelf kiezen welke betaalmethoden de leden kunnen gebruiken, kun je werken met een vast of een variabel bedrag en voorziet het systeem in de mogelijkheid om leden donaties te laten doen indien gewenst.’’

Over de snelheid waarin de betalingen binnenkomen zegt Diedrik het volgende: ‘’We zien dat het aantal ‘te late betalingen’ (na uiterste betaaldatum) een stuk lager liggen dan voorgaande jaren.’’

Het geld dat via Forms binnenkomt wordt besteed in het voordeel van elke jeugdspeler. KM Torhout krijgt namelijk elke drie jaar een audit van een organisatie genaamd ‘’Double Pass’’, welke de club volledig komt doorlichten. Alle aspecten worden onder de loep genomen. Dit is verplicht gesteld door Voetbal Vlaanderen wanneer je de jeugd op een bepaald niveau wilt laten spelen. KM Torhout heeft nu drie keer op rij het 4-sterren label gekregen, de hoogst mogelijke score voor een amateurclub. Iets om trots op te zijn! De ambitie is dan ook om bij elke audit nog beter te scoren dan de vorige. En daar is goed management en beleid voor nodig, wat weer geld kost. Zo wordt er geïnvesteerd in individuele begeleiding voor de jeugdspelers, via o.a. medische opvolging en video-analyse.