Verschillende manieren om het vrije veld in te zetten (met voorbeelden)

Vrije velden zijn een katalysator van innovatie, originaliteit en specialisatie, vanwege de brede inzetbaarheid. Sinds het uitbreken van de coronacrisis hebben onze klanten met bijna 800 aangemaakte inschrijfformulieren, donatiecampagnes, webwinkels en betaallinks, meer dan 12.500 betalingen en een totaalopbrengst van zo’n €570.000 aangetoond hun uiterste best te doen om het hoofd boven water te houden. Al deze initiatieven zijn stuk voor stuk uniek en persoonlijk, doordat er correct en creatief gebruik is gemaakt van een bepaalde functie: Het vrije veld.

Maar hoe maak je dan correct en creatief gebruik van een vrij veld? En wat is een vrij veld überhaupt? Goede vragen. In dit blog lees je in nog geen 10 minuten wat vrije velden zijn en de verschillende varianten van het vrije veld, met daarbij gebruiksvoorbeelden om je inspiratie te prikkelen.

Wat is een vrij veld?

Met vrije velden kan je extra informatie vragen wanneer iemand het online formulier invult. Bij het aanmaken wordt standaard gevraagd om een naam (verplicht) en een e-mailadres (optioneel). Met vrije velden kun je open vragen stellen, waarbij leden lange of korte antwoorden kunnen invullen, maar je kunt ook gesloten vragen stellen waarbij één of meerdere voorgeschreven antwoorden mogelijk zijn. Verder is er de mogelijkheid om naar een datum te vragen, je kunt je leden akkoord laten gaan met jouw voorwaarden middels een acceptatie vakje en je kunt talloze producten verkopen middels het vrije veld product.

Product

Het vrije veld als product wordt vaak gebruikt, vanwege de flexibiliteit. Je kan namelijk alles verkopen wat je maar kan bedenken. Denk aan de kantinevoorraad, clubartikelen (shirts, sjaals, bidons), stoeltjes van de tribune, introducés voor evenementen of voor op de tennisbaan, maar ook loterij loten of voedsel. Met het vrije veld als product is meer mogelijk dan je in eerste instantie zou denken.

Bij het vrije veld als product gebruik je voor ieder product dat je verkoopt of verhuurt een eigen veld. In het veld zet je de naam van het product en de prijs per eenheid. De leden kunnen aangeven hoeveel eenheden ze van dit product willen en de prijs wordt automatisch aangepast. In de animatie hieronder zie je hoe je zo’n veld aanmaakt.

Diverse klanten hebben bijvoorbeeld het vrije veld gebruikt om met succes complete diners aan de leden te verkopen. Middels het gebruik van vrije velden als product stel je de menukaart samen voor zowel de gerechten als voor eventuele dranken (flesje wijn). In de beschrijving van de producten zou je ook nog kunnen aangeven of de producten bijvoorbeeld glutenvrij of vegetarisch zijn.

Of organiseer je een loterij of moeten introducés betalen voor entree/deelname? Dit realiseer je door slechts 1 vrij veld aan te maken! Tijdens het invullen kan het lid namelijk aangeven hoeveel loten of introducés hij/zij wil, en het te betalen bedrag verandert automatisch mee.

Verhuur je materialen? Ook dit is mogelijk met het vrije veld product door voor ieder te verhuren product een vrij veld aan te maken. De leden kunnen aangeven hoeveel en welke materialen ze willen huren.

Ook FSV De Feijenoorder stond versteld van de ruime mogelijkheden van dit vrije veld. Met hun actie ‘Koop je Stoel Terug’ kunnen fans stoelen in de Kuip kopen waar een spandoek met een zelfbedachte tekst op komt te staan. Omdat er ruim 47.000 stoelen beschikbaar zijn en de fans zelf kunnen kiezen hoeveel stoelen ze willen kopen, zijn er productcategorieën gemaakt. Er zijn productvelden voor 1, 5, 10, 25, 50, 100 en 1200 stoelen gemaakt. Op die manier, als een fan een spandoek over 18 stoelen wil laten maken, selecteert hij/zij in het online formulier 1x 10 stoelen, 1x 5 stoelen en 3x 1 stoel.

Zo zie je maar dat het vrije veld als product enorm breed is in te zetten en ook goed te gebruiken is voor initiatieven waar je in eerste instantie niet voor deze optie zou kiezen.

Keuzevakjes

De tweede manier hoe een vrij veld kan worden gebruikt is door het in te zetten als een lijst met keuzevakjes. Bij deze optie krijg je de mogelijkheid om je leden een vraag te stellen, waarbij de leden één of meerdere antwoorden kunnen geven. Heel handig dus als je een meerdaags kamp, toernooi of clinic organiseert, en je wil weten welke dag of dagen de deelnemers komen.

Verder zou je als bestuur deze mogelijkheid kunnen gebruiken om aan de leden te vragen hoe zij graag willen dat geld besteed wordt of welke keuzes er gemaakt moeten worden. Op die manier kun je als vereniging een ALV als het ware naar je leden opsturen. De optie om een formulier aan te maken waarbij een betaling niet verplicht is, maakt dit mogelijk.

Keuzelijst

Een optie die veel op de vorige lijkt bij het aanmaken, maar toch zeer anders is, is het vrije veld als keuzelijst. Want waar bij de keuzevakjes de respondent meerdere keuzes kan selecteren, kan hij/zij bij de keuzelijst slechts 1 antwoord selecteren. Dit is goed te gebruiken als je van de leden informatie wil weten waar maar 1 antwoord voor hen voor mogelijk is. Denk hierbij aan lidcategorie (mini, junior, senior, niet-spelend lid), kledingmaat, maar ook tijdvakken waarin leden hun maaltijd willen afhalen / bezorgd willen krijgen. In principe is de keuzelijst te gebruiken voor alle vragen waarvoor je vooraf de mogelijke antwoorden weet, maar het lid mag er maar één kiezen.

Korte tekst

Het korte tekst antwoord is een andere mogelijkheid van het vrije veld. De naam van deze optie spreekt redelijk voor zich. Je stelt de leden een vraag en ze kunnen zelf een kort antwoord geven. Als je voedsel verkoopt kun je vragen naar allergieën, als je een pubquiz organiseert kun je vragen naar de teamnaam of de andere leden van het team, als je een toernooi organiseert kun je vragen naar het team waar het lid in speelt. Je ziet het al; je kunt alles vragen wat je maar wil.

Lange tekst

Naast het korte tekst antwoord is er ook nog het lange tekst antwoord. Het verschil tussen de twee is niet lastig. Bij deze variant van het vrije veld geef je de leden meer ruimte om hun antwoord in te vullen. Dit is handig als je informatie wil weten die niet in een paar woorden te omschrijven is, bijvoorbeeld speciale instructies voor het bezorgen van de maaltijd. Maar ook als je (kerst)kaarten verkoopt, kun je aan leden een persoonlijk bericht vragen welke op de (kerst)kaart komt. Een andere toepassing voor dit vrije veld is om het in te zetten als feedbackformulier. Met dit vrije veld kun je feedback en meningen van de leden vragen, bijvoorbeeld na afloop van een evenement. Ook dit vrije veld heeft dus meerdere doeleinden.

Datum

Het vrije veld als datum is rechttoe rechtaan. Het lid zal een kalenderweergave te zien krijgen en eenvoudig een datum kunnen selecteren, te gebruiken voor een geboorte- of afspraakdatum. Zie de animatie hieronder om te zien wat leden zien tijdens het invullen.

Acceptatie

De laatste vorm van het vrije veld is het acceptatie-veld. Hiermee kan je het lid vragen akkoord te gaan met wat dan ook. Zijn er algemene voorwaarden verbonden aan een inschrijving van een toernooi? Voeg de link naar die algemene voorwaarden in dit vrije veld toe. Wil je graag in de toekomst het mailadres van het lid gebruiken voor andere correspondentie, zoals acties of aanbiedingen, dan kun je middels dit vrije veld hier toestemming voor vragen. Je kunt zelf kiezen of je het veld verplicht maakt of niet. Wanneer je het veld verplicht maakt, is het noodzakelijk voor het lid om akkoord te gaan om de betaling/inschrijving/reactie af te ronden. Wanneer je dit veld niet verplicht maakt, kan het lid zelf kiezen om akkoord te gaan of niet. Zo kun je gemakkelijk de algemene voorwaarden van een event verwerken in het inschrijvingsformulier.

De meerwaarde van deze breed inzetbare tool voor verenigingen is gebleken de afgelopen maanden. Creativiteit en innovatie van de bovenste plank werden gevraagd om gemiste inkomsten op te vangen. Verenigingen hebben middels correct gebruik van het vrije veld getoond hierover te beschikken en hebben meer dan 800 compleet unieke webwinkels, donatiecampagnes met vaste en vrije bedragen, inschrijfformulieren voor zowel gratis als betaalde events en betaalpagina’s voor losse betalingen opgericht. Hopelijk biedt 2021 ons allen een jaar met meer welvaart voor verenigingen, onder andere door meer opbrengsten buiten de contributie om. Hoe doe je dat? Heel simpel, middels de vrije velden van ClubCollect en de creatieve ideeën van de vereniging!