Volledige ontzorging door de integratie tussen ClubCollect en KNLTB.Club

In het kort

Bertus Heuer is 73 jaar en woonachtig in Apeldoorn. In 2011 kwam hij, samen met zijn zwager op het idee om samen te gaan tennissen bij A.L.T.V. Tepci in Apeldoorn. A.L.T.V. Tepci is gelegen in de Apeldoornse bossen op het ‘’Sportpark Orderbos’’. Zij beschikken over maar liefst negen verlichte tennisbanen, waar het hele jaar gebruik van wordt gemaakt. Door de bosrijke omgeving kun je vanuit het hoger gelegen bospaviljoen uitkijken over het gehele tennispark. Het gehele tennispark wordt gerund door vrijwilligers, zo draagt ook Bertus graag zijn steentje bij.

Bertus ondersteunt A.L.T.V. Tepci sinds 2011 met zijn werkzaamheden als penningmeester en maakt dus bijna de tien jaar vol! Daarnaast is hij zijn gehele werkzame leven voor langere tijd verbonden geweest aan vier bedrijven. Zo heeft hij ervaring als accountant, controller en interim-manager, vooral in de financiële en fiscale sector. Een functie als penningmeester is hem dan ook op het lijf geschreven!

KNLTB.Club & ClubCollect

In zijn bijna tien jaar als penningmeester heeft Bertus al met verschillende pakketten voor de financiële- en ledenadministratie gewerkt. Maar, toen in 2018 informatie over KNLTB.Club en ClubCollect voorbij kwam was de keuze snel gemaakt. Na een uitgebreide demonstratie van alle mogelijkheden werd er gekozen om nogmaals over te stappen, tot op de dag van vandaag de juiste keus gebleken.

Voor de samenwerking met ClubCollect werd er gebruik gemaakt van een ander pakket. Een aantal van de andere commissieleden maakte echter geen gebruik van verschillende onderdelen van het pakket, vooral door de moeilijkheidsgraad die zij ervoer. Het gebruiksgemak van ClubCollect gaf dan ook de doorslag.

Grootste voordelen van de eenvoudige integratie

Volgens Bertus gaat het versturen van een batch vanuit KNLTB.Club naar ClubCollect flitsend, iets waar veel gebruik van wordt gemaakt. Iedere vereniging heeft weleens last van laatbetalers, zo ook A.L.T.V. Tepci. Het automatische opvolgen van storneringen en laatbetalers maakt dat de vereniging slechts een enkeling nog wel eens moet nabellen.

‘’Het proces facturen genereren en het incassoproces verloopt uiterst soepel en bespaart de penningmeester veel tijd.’’

Op alle werkzaamheden die de ledenadministratie verricht bespaart A.L.T.V. Tepci, sinds de samenwerking met ClubCollect zo’n 50 uur per jaar! De ontzorging van de penningmeester schat Bertus op 100 uur op jaarbasis.

Ook de leden zijn erg tevreden over het betaalgemak. Deze zijn vroegtijdig geïnformeerd over de nieuwe manier van contributie inning en tot op heden is er nog nooit een klacht binnengekomen. Dat is een goed teken!

Niet alleen handig voor de inning van de contributie

Ondanks de uitbraak van het coronavirus en de verloren tennis tijd heeft A.L.T.V. Tepci het gehele contributiebedrag gefactureerd het afgelopen seizoen. Ook hebben zij geen restituties verricht, de vereniging kan namelijk rekenen op steun van de leden. Bertus gebruikt het systeem ook voor andere betalingen, naast het innen van de jaarlijkse contributie. Zo factureert hij onder andere de afkoop van het vrijwilligerswerk. Dit gebeurt eenvoudig via de producten binnen de KNLTB.Club omgeving, deze worden doorgestuurd naar ClubCollect om zo een automatische incasso aan te bieden. Mocht de incasso mislukken, volgt ClubCollect deze automatisch op. Wel zo handig! De samenwerking wordt dan ook met een woord beschreven als uitstekend. Bertus geeft dan ook als laatste toevoeging: ‘’ClubCollect is heel handig in gebruik en bespaart veel tijd.’’