Welke software is er beschikbaar voor het automatiseren van het innen van contributie?

Het innen van contributie bij verenigingen of andere ledenorganisaties kan een tijdrovende taak zijn. Er is vaak handmatig werk en veel tijd nodig om ervoor te zorgen dat de inning goed verloopt. In dit blog zullen we een aantal softwareprogramma's vergelijken en kijken naar de implementatie van deze systemen.

We vergelijken het gebruiksgemak van de systemen aan de hand van het aantal benodigde stappen om te beginnen met het innen van de contributie. Deze stappen worden bepaald aan de hand van de informatie op de websites en de handleidingen van de systemen.

Vergelijking van software voor contributie-inning

Er zijn diverse softwareprogramma’s die kunnen helpen bij het innen van de contributie. We kijken hieronder naar de meest voorkomende programma’s en de functionaliteiten.

Sportlink:
Sportlink is een veelgebruikt ledenadministratiesysteem. Dit komt doordat het vanuit meerdere bonden verplicht is gesteld voor verenigingen om hier de ledenadministratie in bij te houden. Gedurende de jaren is hier een extra module, om contributie te innen, bijgekomen. Om te beginnen met innen moet je eerst een factuurrun aanmaken, wijzigen en versturen. Het aanmaken van een factuurrun is een proces van 48 stappen. Dit betreft alleen het aanmaken, het innen van de contributie moet dan nog beginnen. Het bewerken en versturen van de factuurrun komt er dan nog bij, wat afhankelijk is van de inningsmethode. 

Tot voor kort was automatische incasso de enige optie binnen Sportlink. Via de facturen die zijn klaargezet, kan je een automatische incasso-bestand downloaden en deze aanleveren bij je eigen bank. Hiervoor heb je ook een incassocontract bij de bank en ook de machtigingen van de leden voor nodig. Mislukte betalingen moet je handmatig bijhouden en opvolgen, waarbij de leden het bedrag zelf moeten overmaken. Sinds kort is er ook de mogelijkheid om betaalverzoeken per iDEAL te versturen. Om hiervan gebruik te maken moet je Sportlink eerst koppelen met een Mollie-account via een API koppeling. Voor het koppelen, wat je in 10 stappen regelt, is enige technische kennis aanbevolen.

Herinneren gaat niet automatisch maar is handmatig mogelijk in 12 stappen. Binnen het systeem zoek je naar personen welke de factuur nog niet hebben betaald en selecteer je deze handmatig. Vervolgens kan je enkel per e-mail een herinnering versturen. Let wel op: als je de contributie in termijnen int moet je dit proces elke termijn opnieuw doorlopen.

Sportlink is voor veel verenigingen gratis in gebruik. Wel betaal je voor je eigen bankkosten en het gebruik van Mollie.

Als we gaan kijken naar de eenvoud en het aantal stappen, zijn er hier twee verschillende delen. Zodra je begint, zijn er de normaal te nemen stappen plus het koppelen van een Mollie-account. Dit betekent dat de eerste keer het proces minimaal 58 stappen heeft: 10 stappen om een Mollie-account te koppelen en vervolgens 48 om de inning te beginnen.

Elke volgende batch die je wilt versturen, is weer het proces van 48 stappen. Per herinnering die je achteraf handmatig stuurt, komen er 12 stappen bij.

NIKKI:
Eigenlijk is NIKKI niet een systeem, maar een incassobureau. Toch nemen wij NIKKI mee in dit artikel omdat zij het innen van contributie als service aanbieden.

Als vereniging lever je alle lidgegevens aan bij NIKKI, waarna zij de volledige inning op zich nemen. Als penningmeester geef je de hele inning uit handen.

Vervolgens krijgt het lid per email de keuze om in 1 keer of maandelijks te betalen. Er zijn hier geen andere opties. Opties als per half jaar, in twee maanden of per kwartalen betalen zijn niet mogelijk. Kiest het lid voor maandelijks, dan krijgen zij maandelijks een email met hierin een iDEAL-betaallink. Het opvolgen van openstaande bedragen is tevens voor de verantwoordelijkheid van NIKKI.

Kijken we naar de kosten, dan rekent NIKKI 10% administratiekosten per lid, met een maximum van € 19 per seizoen, door. Deze komen voor het lid bovenop de contributiekosten van de vereniging.

Wat betreft het aantal stappen, valt dit bij NIKKI mee. Als eerste maak je afspraken met NIKKI over hoe de inning moet verlopen, op welke datum etc. Vervolgens maak je een export van de lidgegevens, je checkt deze of alles klopt, verstuurt deze naar NIKKI. Vanaf hier neemt NIKKI het traject van je over. Zij starten de inning zelf en volgen zelf ook de openstaande facturen op. Dit doe je bij elke inning, dus ook bij de mutaties gedurende het seizoen. In totaal is dit aan het begin dus een proces van 4 stappen, waarna het bij elke nieuwe inning een proces van 3 stappen is.

ClubCollect:
Het ClubCollect systeem kan werken met gegevens van elke ledenadministratie. Met enkele stappen zet je de contributie voor het gehele jaar klaar, waarbij je facturen automatisch worden aangemaakt. Vervolgens verzend je je facturen direct of plan je de verzending in op een dag naar keuze.

Je stelt eenmalig in hoe jullie de inning graag zien: Denk aan het automatisch opvolgen van openstaande bedragen, het uitvoeren van automatische incasso’s (hier zijn geen limieten voor), aantal termijnen, verschillende (internationale) betaalmethodes en eventuele kosten die jullie doorrekenen naar de leden (je kiest zelf hoe hoog deze zijn). De rest van het jaar hoef je als penningmeester alleen nog maar te kijken naar mutaties. Uit statistieken blijkt dat via het automatische traject gemiddeld 95% van de facturen volledig betaald wordt.

Er kunnen tot wel zes automatische herinneringen worden verstuurd, waarbij er meerdere verzendopties zijn. Is een e-mailadres niet bereikbaar, dan wordt er automatisch een bericht via een ander kanaal gestuurd, zoals bijv. WhatsApp (indien dit is ingesteld). Zo ben je er zeker van dat het lid de factuur krijgt.

Ook handig is de automatische detectie en opvolging van storneringen, dat scheelt jou weer!

Zodra er betaald is wordt alles automatisch afgeletterd. Met een druk op de knop zie je precies wie er hebben betaald, wie er nog een factuur open hebben staan en of mensen bijblijven met de termijnbetalingen

Naast het contributie innen zijn er nog meer mogelijkheden in het ClubCollect systeem. Zo is bijvoorbeeld mogelijk om sponsorfacturen te versturen, boetes voor gele of rode kaarten en kleed- of andere gelden te innen. Daarnaast kun je QR-tickets verkopen, een inschrijfformulier voor een activiteit opstellen (met of zonder betaling), producten verkopen of donatiecampagnes starten.

Wil je alsnog de volledige contributie-inning uit handen geven zonder dat de leden hier de volle pond voor betalen? Neem dan contact met ons op, dan leggen wij uit hoe wij je met ClubCollect All-In ook op dit gebied kunnen helpen.

Om te starten met innen moet je eerst je je inningsvoorkeuren kiezen, 7 stappen(eenmalig). Bij elke inning zijn er vervolgens 6 stappen: Exporteren van de lidgegevens, controleren van de gegevens, importeren van de gegevens, kolommen koppelen en verzenden van de batch. Vanaf hier loopt alles automatisch via jouw inningsvoorkeuren.

Maak je gebruik van ClubCollect All-In, dan zijn er maximaal 3 stappen. Namelijk: het exporteren van de gegevens, een korte check en het opsturen. Maak je gebruik van de ClubCollect ledenadministratie, zijn dit zelfs 0 stappen!

De kosten voor ClubCollect bestaan uit twee delen: vaste abonnementskosten en variabele kosten. Voor een overzicht hiervan kan je het beste op deze pagina kijken.

Het implementeren van software voor contributie-inning

Het implementeren van een systeem voor contributie-inning kan erg vervelend zijn. Sommige systemen zijn niet online en moet je (op een computer) downloaden en installeren. Daarnaast moet je zorgen dat je je lidgegevens kan importeren zodat je kan starten met de inning. Bij het grootste gedeelte van de software heb je hierbij specifieke (technische) kennis nodig om bijvoorbeeld het systeem op de juiste manier in te richten, zoals het aanmaken van verschillende grootboekrekeningen en het koppelen van je account bij een betalingsprovider middels een API-koppeling.

Bij ClubCollect werkt dit anders. Vanaf het begin staat ons support-team voor je klaar en zorgen we er samen voor dat alles goed ingericht is.

Concluderend

In dit blog hebben we een aantal verschillende software programma's voor het automatiseren van het innen van contributie behandeld. Samenvattend de belangrijkste verschillen op een rijtje:

Sportlink
Bij Sportlink is dit (als je hiermee begint) een proces van minimaal 48 of 58 stappen, afhankelijk van de betaalmethode, handmatige overschrijving of iDEAL, die je voor je leden kiest. Vanaf hier is elke inning, zowel per termijn als de mutaties gedurende het jaar, een proces van 48 stappen. Mocht je je leden ook een herinnering willen sturen, dan ben je daar nog 10 stappen extra aan kwijt.

Sportlink is voor veel verenigingen gratis in gebruik. Wel betaal je voor je eigen bankkosten en het gebruik van Mollie.

NIKKI
Bij NIKKI geef je de gehele contributie-inning uit handen. Je levert de lidgegevens aan en vervolgens is het innen van de contributie de verantwoordelijkheid van NIKKI. Het lid krijgt per email de keuze om in 1 keer of maandelijks te betalen. Er zijn hier geen andere opties. Kiest het lid voor maandelijks, dan krijgen zij maandelijks een email met hierin een iDEAL-betaallink. Het opvolgen van openstaande bedragen is tevens voor de verantwoordelijkheid van NIKKI. NIKKI rekent 10% administratiekosten per lid, met een maximum van € 19 per seizoen, door. Deze komen voor het lid bovenop de contributiekosten van de vereniging.

Begin je voor het eerst, dan is het een proces van 4 stappen. Hierna is het per inning een proces van 3 stappen, Het opvolgen is de taak van NIKKI.

ClubCollect
Bij ClubCollect zijn er twee opties: of je houdt de inning in eigen beheer, of je maakt gebruik van ClubCollect All-In. Als je de inning in eigen beheer houdt, zijn er 7 stappen die je moet nemen om je inningsvoorkeuren in te stellen. Hierna is het per inning een proces van 7 stappen. Dit is inclusief maximaal 6 automatisch verstuurde herinneringen. Maak je gebruik van ClubCollect All-In, is dit een proces van 3 stappen vanuit een eigen ledenadministratie of 0 stappen vanuit de ClubCollect ledenadministratie.

Daarnaast krijg je met ClubCollect toegang tot extra opties: sponsorfacturen te versturen, boetes voor gele of rode kaarten en kleed- of andere gelden te innen. Ook kun je QR-tickets verkopen, een inschrijfformulier voor een activiteit opstellen (met of zonder betaling), producten verkopen of donatiecampagnes starten.

De kosten voor ClubCollect bestaan uit twee delen: vaste abonnementskosten en variabele kosten. Voor een overzicht hiervan kan je het beste op deze pagina kijken.