Welke wetgeving geldt er voor het innen van contributie?

Een van de voornaamste inkomstenbronnen voor een vereniging is het innen van de contributie. Hiervoor zijn een aantal regels opgesteld waar een vereniging rekening mee moet houden. In deze blog bespreken we de AVG en belastingwetgeving die gelden voor het innen van contributie.

AVG en het innen van contributie
De Algemene Verordening Gegevensbescherming, of kortweg AVG, is van toepassing op allerlei organisaties welke gegevens van personen opslaan. Deze Europese regelgeving zorgt ervoor dat er een algemene lijn is waar organisaties zich aan moeten houden. De AVG is een erg uitgebreid onderwerp, waarbij de volgende punten voor een vereniging het belangrijkste zijn:

• De leden geven toestemming voor het gebruiken van hun gegevens. Vaak wordt dit gedaan tijdens het inschrijven van het lid
• Als een vereniging moet je duidelijk aangeven waarvoor deze gebruikt worden en moeten deze op een veilige manier worden opgeslagen
• De gegevens van de leden mogen enkel gebruikt worden voor noodzakelijke acties, zoals bijvoorbeeld het innen van de contributie. Gegevens mogen dus niet zonder toestemming van het lid, gedeeld worden met een bedrijf dat de leden graag wilt benaderen met bijv. een kortingscode.
• Leden hebben altijd de mogelijkheid om een kopie van hun gegevens te krijgen
• Leden hebben altijd de mogelijkheid om gegevens te wijzigen

Een groot gedeelte van de verenigingen maakt gebruik van een derde partij om de contributie te innen, bijvoorbeeld de bank of een organisatie als ClubCollect. Hierbij is het belangrijk dat zowel de vereniging als de derde partij een verwerkingsovereenkomst tekent. Hierin staat vermeld dat de derde partij enkel de gegevens mag gebruiken voor contributie innen, dat de gegevens veilig staan, altijd inzichtelijk zijn en niet met een andere partij gedeeld mogen worden. Zodra er sprake is van een verwerkingsovereenkomst, is het dus niet nodig om nogmaals toestemming te vragen aan de leden. Bij ClubCollect is dit het geval, waardoor je gemakkelijk je contributie-inning automatiseert zonder dat je hier extra toestemming voor moet vragen. Alle gegevens zijn inzichtelijk op elk moment en de vereniging beheert alles zelf.

BTW en contributie innen
Een vereniging en BTW kan een lastig verhaal zijn. Er is hier een overvloed van regels aan verbonden, waardoor een vereniging (gedeeltelijk) BTW-plichtig is. Wat betreft contributie innen en BTW, kunnen we hier erg kort in zijn: Zolang de vereniging geen winstbejag heeft, is de contributie vrijgesteld van BTW. Deze vrijstelling geldt voor verenigingen die actief zijn in de sociaal-culturele sector, onderwijs, jongerenwerk en collectieve belangenbehartigers (, zoals sportverenigingen, (inclusief kantine), toneelverenigingen, werknemersverenigingen, ouderverenigingen, carnavalsverenigingen etc.  Hierin zijn een aantal uitzonderingen, zoals bijvoorbeeld een denksportvereniging, maar over het algemeen zijn verenigingen dus vrijgesteld van BTW.

Deze vrijstelling geldt echter niet voor alle inkomsten, wat de Belastingdienst “fondswervende activiteiten” noemt. Voorbeelden hiervan zijn sponsoring, ticketverkoop voor wedstrijden, verkopen van eten en drinken en het verkopen van merchandise. Deze diensten zijn vrijgesteld van BTW, tenzij het totaal hiervan meer dan €50.000 is. Hier zijn nog een aantal voorwaarden en regels aan verbonden, maar daar gaan we een andere keer dieper op in.

Al deze inkomsten kunnen op verschillende manieren binnenkomen. Als je wilt dat deze inkomsten via hetzelfde systeem binnenkomen, is ClubCollect een perfecte oplossing. Je kan bijvoorbeeld contributie innen, sponsorfacturen versturen en laten betalen, tickets verkopen en merchandise verkopen.

Als we afsluitend terugkijken naar contributie innen en de wetgeving hierbij, zijn er dus 2 zaken belangrijk: AVG en BTW. Voor een vereniging is het dus belangrijk om je hier goed aan te houden. Zorg dat er een verwerkingsovereenkomst wordt getekend als je met een derde partij gaat werken. De meeste verenigingen hoeven zich niet druk te maken over de BTW. Het overgrote deel van de verenigingen heeft namelijk geen BTW-plicht voor de inning van de contributie.