Daten aus einem unterstützten Mitgliederverwaltungssystem in ClubCollect importieren

Rechnungen in ClubCollect über das integrierte Mitgliederverwaltungssystem importieren

Nachfolgend findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Importieren von Rechnungen aus deinem Mitgliederverwaltungssystem (zum Beispiel All United, ClubBase, Conscribo, KNLTB.Club, LISA usw.) in ClubCollect.

Wenn du zum ersten Mal Rechnungen über ClubCollect verschickst, ist es wichtig, zu überprüfen, ob das Logo korrekt hochgeladen wurde. Das Logo befindet sich oben rechts in der ClubCollect-Oberfläche.

Schritt 1: Rechnungsprofile einrichten

Als Organisation hast du die Möglichkeit, Zahlungsmethoden und Nachrichten nach deinen Wünschen anzupassen. Diese Einstellungen findest du unter **Rechnungsstellung** -> **Rechnungsprofile**. Auf diesem Bildschirm kannst du wählen, ob du ein Rechnungsprofil bearbeiten oder kopieren möchtest. Durch das Kopieren eines Profils (zum Beispiel pro Saison) kannst du ein neues Rechnungsprofil mit den gleichen Einstellungen wie das Original erstellen.

Wenn du Rechnungen aus deinem Mitgliederverwaltungssystem an ClubCollect sendest, ist es entscheidend, das gewünschte Rechnungsprofil als Standardprofil auszuwählen. Dieses Profil wird dann automatisch auf die Rechnungen angewendet.

Schritt 2: Schritte im Mitgliederverwaltungssystem

Nachdem du das Rechnungsprofil eingerichtet hast, kannst du den Anweisungen zur Rechnungsstellung folgen, die von deinem Mitgliederverwaltungssystem-Anbieter bereitgestellt werden.

Schritt 3: Rechnungen verschicken

Sobald die Rechnungen erfolgreich aus deinem Mitgliederverwaltungssystem importiert wurden, erscheint der Name des Batches unter dem Reiter **Rechnungsstellung** -> **Batches**, markiert mit einem roten Kreuz. Bevor du auf den Button **Senden** klickst, empfehlen wir, einige Rechnungen manuell zu überprüfen, um mögliche Fehler zu erkennen.

Wenn alles korrekt aussieht, gehe zurück zum Reiter **Batches** und klicke auf **Senden**. Du wirst die Profileinstellungen erneut sehen, bevor die Rechnungen endgültig verschickt werden.

Schritt 4: Rechnungen verschickt

Nach dem Versand der Rechnungen können Fragen von Empfängern eingehen, die du unter dem Reiter **Tickets** findest. Zudem befindet sich unten rechts in der ClubCollect-Oberfläche ein **Hilfe**-Button, der zu unserer Support-Seite für Schatzmeister führt. Dort werden häufig gestellte Fragen zu ClubCollect beantwortet. Es gibt auch eine FAQ für Mitglieder auf unserer Website.