Unsere intelligente Software automatisiert deine Mitgliederverwaltung

Mit dem Mitgliederverwaltungssystem von ClubCollect ist alles von A bis Z geregelt. Dies beginnt mit dem Anmeldeformular für neue Mitglieder, das mit dem Mitgliederverwaltungssystem verbunden ist. Dieses Anmeldeformular kann ganz nach Ihren Wünschen angepasst werden. Es gibt Standardfelder, die Sie auswählen können, aber auch die Möglichkeit, eigene Felder hinzuzufügen. Außerdem kann das Mitglied direkt das gewünschte Abonnement wählen. Sie können auch entscheiden, eine Zahlungsmöglichkeit direkt mit dem Anmeldeformular zu verknüpfen. Dadurch zahlt das Mitglied sofort bei der Anmeldung die Kosten für sein Abonnement, einen anteiligen Betrag oder zum Beispiel Anmeldegebühren.

Jede Anmeldung wird sofort im Mitgliederverwaltungssystem erfasst, und Sie erhalten eine automatische Benachrichtigung über diese neue Anmeldung. Anschließend können Sie im Mitgliederverwaltungssystem diese neue Anmeldung(en) genehmigen, damit das Mitglied in die Übersicht der Mitgliederverwaltung aufgenommen wird. Bei dieser Genehmigung kann eine automatische Bestätigungsmail versendet werden.

Im Mitgliederverwaltungssystem möchten Sie alles so übersichtlich wie möglich halten. Durch die Verwendung von Labels können Sie Mitglieder einfach gruppieren. Diese Labels können Sie automatisch über das Anmeldeformular oder manuell für (mehrere) Mitglieder über die Mitgliederübersicht zuweisen. Mit den erweiterten Filterfunktionen des Mitgliederverwaltungssystems können Sie schnell die von Ihnen gewünschte Gruppe hervorheben. Diese Untergruppen können Sie dann direkt per E-Mail kontaktieren, Abonnements zuweisen oder neue Labels vergeben.

Im Mitgliederverwaltungssystem von ClubCollect können Sie auch Familien bilden. Dadurch können Sie sowohl Kommunikation als auch Rechnungen zusammenfassen, sodass jede Familie eine Sammelrechnung erhält. Das macht es für die Mitglieder deutlich angenehmer. Mitglieder können außerdem ihre persönlichen Daten selbst aktualisieren, indem sie sich in ihr persönliches Portal einloggen. Wenn etwas nicht stimmt, können sie es ändern, was automatisch im Mitgliederverwaltungssystem aktualisiert wird. So sind alle Daten immer auf dem neuesten Stand, und die Kommunikation wird wesentlich einfacher.

Sie können auch mit mehreren Benutzern in Ihrer eigenen Umgebung des Mitgliederverwaltungssystems zusammenarbeiten. Sie können Benutzer hinzufügen und ihnen (eingeschränkte) Rechte zuweisen. Sie können zwischen Super User, Standardbenutzer, Kassenwart, Mitgliederadministrator und Kommunikationsverwalter wählen. Außerdem können Sie Benutzern Zugriff auf eine bestimmte Gruppe im Mitgliederbestand gewähren, basierend auf Labels. Die Software für die Mitgliederverwaltung ist eine cloudbasierte Software, was bedeutet, dass Sie von überall auf der Welt Zugriff auf diese Software haben. Dadurch wird die Verwaltung Ihrer Mitgliederverwaltung mit mehreren Benutzern erheblich erleichtert.

Mit der Mitgliederverwaltung kannst du einfach E-Mails an alle Mitglieder, eine begrenzte Gruppe oder ein einzelnes Mitglied senden. Die gesendeten Nachrichten werden pro Person im Mitgliederverwaltungssystem gespeichert, sodass du immer nachlesen kannst, was du verschickt hast. Du kannst auch ganz einfach einen Newsletter erstellen und über diese E-Mail-Funktion versenden. Nutze eine HTML-Vorlage, um deinen Newsletter immer mit deinem eigenen Design, Farben und Logo zu verschicken. Wenn du lieber mit MailChimp arbeiten möchtest, kannst du aus dem Mitgliederverwaltungssystem einfach einen MailChimp-Export erstellen. So kannst du sofort mit dem Versand deines Newsletters fortfahren.

Mit dem Mitgliederverwaltungssystem kannst du ganz einfach mit dem Einzug der Beiträge beginnen. Zuerst stellst du deine Präferenzen für die Beitragsabwicklung ein, wie die Möglichkeit, Raten anzubieten, automatische Erinnerungen zu senden, und die Zahlungsmethoden für Mitglieder festzulegen (SEPA-Lastschrift, iDEAL, etc.). Durch das Anbieten verschiedener Zahlungsmethoden erhöhst du die Gesamteintreibung. Mit unseren wiederkehrenden Abonnements kannst du einfach fortlaufend, monatlich oder jährlich Rechnungen erstellen.

Änderungen an der Rechnung, wie eine Erhöhung oder ein Rabatt, kannst du ganz einfach im Mitgliederverwaltungssystem vornehmen. Wenn du die Familienfunktion nutzt, werden alle Familienrechnungen zu einer einzigen Rechnung kombiniert, was es für das Mitglied viel angenehmer macht, alle offenen Beträge auf einmal zu bezahlen.

Unsere Mitgliederverwaltungssoftware wird kontinuierlich auf Sicherheit überprüft. Wir verwenden eine verschlüsselte Verbindung mit sicherer Verschlüsselung. Neben den kontinuierlichen Sicherheitsüberprüfungen ist das System mit mehreren Sicherheitszertifikaten ausgestattet. Dank dieser europäischen Sicherheitszertifikate ist das Mitgliederverwaltungssystem vollständig DSGVO-konform. Kurz gesagt: Mit dem Mitgliederverwaltungssystem von ClubCollect sind deine Daten sicher!