5 tips hoe je als vereniging de privacy van leden kan beschermen

Privacy is een fundamenteel recht van alle burgers en is vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat iedereen het recht heeft op bescherming van hun persoonsgegevens en dat organisaties zich moeten houden aan bepaalde regels om deze bescherming te waarborgen. Een uitgebreide uitleg van deze regels lees je hier.

Samengevat moet een organisatie zorgvuldig omgaan met de gegevens van de leden. Dit geldt voor alle soorten verenigingen, of het nu gaat om een sportclub, muziekvereniging of andere organisatie. In dit blog geven we enkele tips over hoe je aan de AVG als vereniging kan voldoen en de privacy van leden kunt beschermen.

Stel een privacyverklaring op
Een privacyverklaring is een document waarin je uitlegt welke persoonsgegevens je verzamelt, waarom je deze verzamelt en hoe je deze gebruikt. Bij veel verenigingen zal dit voor interne communicatie en contributie-inning zijn. Door een privacyverklaring op te stellen, ben je transparant naar leden over hoe de vereniging omgaat met hun persoonsgegevens. Zorg ervoor dat de privacyverklaring makkelijk te vinden is op de website of via andere communicatiemiddelen. Ook is het verstandig om deze privacyverklaring te benoemen in het inschrijfformulier.

Beperk de verzameling van persoonsgegevens
Verzamel alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor de activiteiten van de vereniging. Over het algemeen zijn de NAW-gegevens van leden voldoende en heb je de overige gegevens niet eens nodig. Gevoelige gegevens als BSN-nummers mag je enkel verzamelen als dit noodzakelijk is voor de activiteiten van de vereniging en de leden hiervoor toestemming geven.

Zorg voor beveiliging van persoonsgegevens
Bescherm persoonsgegevens tegen ongeoorloofde toegang, wijziging en vernietiging. Het gemakkelijkste is om een digitaal ledenadministratiesysteem te gebruiken. In een digitale ledenadministratie zoals ClubCollect staan alle gegevens veilig. Het systeem voldoet aan de AVG-wetgeving voor verenigingen en je kunt gebruikers beperkte toegangsrechten geven.

Bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig
Bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de activiteiten van de vereniging. Het is handig om hier een beleid voor op te stellen, zodat het voor iedereen duidelijk is wat er gebeurd rondom het bewaren en het vernietigen van de persoonsgegevens.

Stel een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan
Als een vereniging regelmatig en op grote schaal persoonsgegevens verwerkt, is het verplicht om een Functionaris Gegevensbescherming aan te stellen. Een FG houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving binnen de vereniging en is het aanspreekpunt voor leden en toezichthoudende autoriteiten.

ClubCollect
Met de digitale ledenadministratie van ClubCollect zorg jij ervoor dat jouw vereniging aan de privacywetgeving voldoet. Het systeem maakt je vereniging volledig AVG-proof en is voorzien van de benodigde ISO-certificeringen. Of zoals Gerrit-Jan Steenbergen van Supportsvereniging Vitesse zegt:

“Met ClubCollect zijn we klaar voor de AVG, en hebben we een sterke partner gevonden die ons helpt bij het organiseren van onze ledenadministratie en bij het innen van lidgelden!”