Een kijkje achter de schermen bij ClubCollect: hoe werkt het proces van contributie-inning?

Contributie-inning is een belangrijk proces voor verenigingen en clubs, waarbij het innen van contributies een essentieel onderdeel is voor het voortbestaan van de organisatie. ClubCollect specialiseert zich al meer dan tien jaar in het vereenvoudigen, stroomlijnen en automatiseren van de contributies. In dit blog werpen we een blik achter de schermen bij ClubCollect en leer je hoe het proces van contributie-inning op een efficiënte en gebruiksvriendelijke manier ook voor jouw vereniging of club kan verlopen.

ClubCollect
ClubCollect is een online platform dat verenigingen ondersteunt bij het innen van gelden. Denk aan contributie-inning, maar ook het beheren (en opzetten) van inkomsten uit bijvoorbeeld activiteiten, productverkoop, sponsoren en crowdfunding. Tevens sluit ClubCollect perfect aan op ClubBase of je eigen ledenadministratie.

ClubCollect | Ledenadministratie
Het systeem van ClubCollect kan op twee manieren van de leden-/sponsoren gegevens worden voorzien, namelijk via een koppeling met je huidige ledenadministratie of door middel van het importeren van de gegevens. De vereniging of club bepaalt zelf welke gegevens in ClubCollect terecht komen.

Nadat de gegevens in ClubCollect zijn binnengekomen worden facturen automatisch in bulk gegenereerd. Hiermee bespaar je handelingen en tijd in het aanmaken van een SEPA-bestand of het handmatig opstellen van facturen. Deze handelingen zullen bij het gebruik van ClubCollect worden geautomatiseerd.

Communicatie en herinneringen
Een van de sterke punten van ClubCollect is de geautomatiseerde communicatie. Leden of sponsoren ontvangen duidelijke en tijdige betalingsverzoeken via bijvoorbeeld e-mail, SMS of WhatsApp. ClubCollect stuurt herinneringen aan leden/sponsoren die nog niet hebben betaald, waardoor het aantal achterstallige betalingen wordt verminderd en de administratieve last voor de vereniging of club wordt verlicht. Doordat het platform volledig zelf in te richten is, past het systeem bij iedere type organisatie.

Flexibele betalingsmogelijkheden
ClubCollect biedt verschillende betalingsmogelijkheden aan, zodat leden of sponsoren kunnen kiezen wat het beste bij hen past. Dit omvat onder andere automatische incasso, online betalingen zoals iDeal, Apple Pay, Creditcard maar ook betalingen in termijnen. Door deze flexibiliteit vergroot ClubCollect de kans dat leden of sponsoren tijdig betalen.

Liever gewoon via automatische incasso afschrijven? Ook dit is een mogelijkheid via ClubCollect. Het bedrag zal dan (met vooraankondiging en betalingsbevestiging indien gewenst) van de rekening worden afgeschreven.

Real-time overzicht van betalingen
Nadat de contributies zijn verstuurd, zie je via het dashboard welke leden/sponsoren wel en niet betaald hebben. Het herinneringsproces wordt voor je geautomatiseerd, in actie komen is dus niet nodig. Filter eenvoudig op seizoen of categorie en voorzie jezelf altijd van een real-time update van betalingen. Zo ben je altijd op de hoogte voor eventuele bestuursvergaderingen.

Conclusie
Zoals je kunt lezen, zijn er meerdere voordelen te behalen voor jouw vereniging of club met het systeem van ClubCollect. Hierdoor houd je voornamelijk meer tijd over om te spenderen aan andere zaken binnen jouw organisatie.

Als je meer wilt weten over het automatiseren van geldstromen zoals contributie via ClubCollect, lees je hier meer over het onderwerp. Verder zijn er ook nog tal van andere mogelijkheden in het systeem, waaronder het organiseren van activiteiten, het verkopen van tickets of het starten van een donatiecampagne.