Hoe kan ik contributie innen van leden die zich niet willen aanmelden voor automatische incasso?

Automatische incasso is een veel gebruikte betaalmethode bij verenigingen om de contributie te innen. Leden staan (vaak bij inschrijving) door middel van een doorlopende machtiging de organisatie toe om de contributie te innen. De vereniging kan hiermee een automatische incasso aanbieden. Vaak gaat dit via de eigen bank van de vereniging. Het is hiervoor nodig dat de vereniging een incassocontract afsluit. Hierbij zijn limieten, zoals het aantal batches, het aantal incasso’s en de hoogte hiervan. Hierbij moet je als vereniging goed opletten en dus tijdig een aankondiging van de incasso sturen. Ook kunnen leden dit bedrag storneren, waarna je hier dus achteraan moet. Niet elk lid wilt graag per automatische incasso betalen. Deze leden vinden het vaak niet fijn dat hun bankgegevens bekend zijn en geven liever niet de controle rondom de betaling uit handen. Helaas is het niet altijd eenvoudig om de contributie bij deze leden te innen.

In dit blog kijken we hoe we de contributie bij leden die zich niet willen aanmelden voor een doorlopende automatische incasso zo gemakkelijk mogelijk kunnen innen.

Alsnog overtuigen
Een voor de hand liggende optie is om te proberen deze leden alsnog te overtuigen om een doorlopende machtiging af te geven. Zoals eerder aangegeven is het vaak zo dat leden het niet fijn vinden dat hun bankgegevens bekend zijn of zij liever zelf de controle hebben over de betaling. Hierbij vinden ze het fijn om op het moment dat het hun uitkomt, de contributie te betalen en niet op het moment dat de vereniging dit kiest.

Er zijn verschillende manier om deze leden alsnog te overtuigen. Hierbij is het allerbelangrijkste dat alles vooraf duidelijk met de leden wordt gecommuniceerd. Leden weten dan precies waar zij aan toe zijn en komen dus niet voor verrassingen te staan. In je communicatie kun je denken aan de volgende punten:

• Het moment waarop zij de incasso kunnen verwachten
• Hoeveel tijd het lid heeft om de incasso te storneren
• Hoe er wordt omgegaan met de persoonlijke gegevens van het lid (dus alleen om contributie te innen en niet voor commerciele doeleinden)
• Op welke manier hun gegevens worden opgeslagen

Als je de focus legt op de voordelen voor het lid, vergroot je de kans dat zij een machtiging (voor een automtatische incasso) afgeven. Let er wel dat je door een grotere hoeveelheid incasso's boven het limiet van je incassocontract uit kan komen en dat je eventuele storneringen op zult moeten volgen. Vanuit ClubCollect kunnen we hierbij ondersteunen, je leest er hier meer over.

Alternatieve betalingsmethoden
Mocht het lid alsnog geen doorlopende machtiging willen afgeven en zelf de betaling willen doen, zijn er alsnog een aantal opties welke het voor zowel het lid als de vereniging gemakkelijk maken. Dit heeft te maken met het aanbieden van alternatieve betalingsmethoden om de contributie te betalen.

Een ouderwetse manier is om dit te doen via een handmatige bankoverschrijving. De vereniging verstuurt een bericht of factuur met het verzoek om de contributie over te maken naar een rekeningnummer. Als je gebruik maakt van deze methode moet je als vereniging handmatig een overzicht bijwerken wie er betaald heeft en de leden herinneren als zij dit nog niet hebben gedaan. Hierbij moet je wel rekening houden met handmatig werk, zoals het opstellen van een factuur, het bijwerken van het overzicht en het herinneren. Door het handmatige werk voor zowel de vereniging als het lid kan dit foutgevoelig zijn.

Tegenwoordig zijn er ook een aantal opties die het leven voor zowel de vereniging als het lid gemakkelijk maken. Met online betaalmethoden zoals iDEAL, Apple Pay en Creditcard wordt het voor het lid gemakkelijker om de betaling te voldoen. Het aanbieden van online betaalmethoden vereist enige technische kennis. Doordat het lid de contributie online en op een veilige manier kan betalen, houdt het lid zelf de controle. Wel zo fijn!

ClubCollect
Met ClubCollect maak je de gehele contributie-inning gemakkelijk. Het systeem (wat volledig in beheer van de vereniging is) maakt zelf een onderscheid tussen de leden met een machtiging en de leden zonder een machtiging. De leden met machtiging krijgen een aankondiging van de incasso met hierop jullie gewenste informatie. Is er een stornering, wordt deze automatisch naar jullie wensen opgevolgd zodat je hier zelf niet achteraan hoeft. Heeft het lid geen machtiging afgegeven, krijgt het lid een betaalverzoek. Hierin kun je als vereniging verschillende betaalmethoden toestaan, zonder dat hier technische kennis voor nodig is! Het lid kan bijvoorbeeld via iDEAL, Apple Pay, een handmatige overschrijving of zelfs via een eenmalige automatische incasso betalen. Deze eenmalige incasso stelt het lid zelf in op een dag naar keuze, binnen de kaders van de vereniging. Als een lid vergeet te betalen worden zij automatisch herinnerd van de openstaande contributie. Alles wordt direct afgeletterd, dus je hoeft nooit meer handmatig een overzicht te maken. Meer weten over hoe je contributie kunt innen via ClubCollect? Klik hier!