Tips voor een efficiënte ledenadministratie

Voor veel verenigingen is de ledenadministratie een tijdrovende klus, waar meerdere bestuurders een hoop tijd in steken.  We zien dat verenigingen de ledenadministratie op verschillende manieren inrichten. Door processen te optimaliseren bespaar je tijd en kan je efficiënter te werk gaan. In deze blog geven we op basis van ruim 1500 klanten advies hoe je de ledenadministratie efficiënter kan inrichten.

Verbeter processen

Het klinkt heel eenvoudig, maar een actuele en goed ingerichte ledenadministratie is de basis van een gezonde vereniging. Een gezonde ledenadministratie resulteert direct in meer inzicht en een efficiënter gebruiksgemak. Daarom is het dus belangrijk dat verenigingen hun huidige ledenadministratie onder de loep nemen, ondanks dat dit vaak een grote stap is voor verschillende bestuurders. Maar juist door de pijnpunten in kaart te krijgen, is het eenvoudiger om verbeteringen te realiseren. Door te investeren in het analyseren van je huidige ledenadministratie, bespaar je op de lange termijn tijd, voorkom je frustratie wegens een slechte administratie en verbeter je de processen voor jezelf, of natuurlijk de opvolger. Goed overdragen doen we natuurlijk het liefst allemaal.

Hieronder vind je een aantal tips die we graag met jullie delen, om zo samen de ledenadministratie van de vereniging efficiënter in te delen.

Digitale technologie is onmisbaar

Digitaal en technologie, het wordt voor iedereen elke dag belangrijker. Of je het nou wil of niet. Dit zien wij ook in de verenigingswereld, digitale innovatie is van groot belang. Het overstappen van een offline Excel bestand naar een online ledenadministratiesysteem is een enorme stap in de juiste richting. Middels een online ledenadministratie hoef je je geen zorgen te maken om de privacywetgeving, dat hebben de partijen achter deze systemen al voor je gedaan. Doordat het systeem online is, zijn de gegevens voor ieder bestuurslid op ieder moment toegankelijk. Verder biedt digitalisering steeds meer interessante mogelijkheden, zelfs een koppeling tussen de ledenadministratie en de facturatie!

De Karate-Bond-Nederland had in het verleden vaak last van laatbetalers. Grotendeels omdat ze de leden niet wekelijks zien, in tegenstelling tot lokale clubs. De simpele verandering naar een online ledenadministratie- en facturatie module leverde voordelen voor zowel de leden als voor de organisatie. Leden konden zelf contactgegevens wijzigen en toevoegen en kregen vooraankondigingen van aankomende contributie betalingen. De Karate-Bond bespaarde maar liefst 10 uur per maand doordat ze een online inschrijfformulier op de website hadden geplaatst en doordat de ledengegevens overzichtelijk op één plek worden bewaard.

Verwerk je nieuwe leden online

Als vereniging wil je nieuwe inschrijvingen snel en eenvoudig verwerken. Hiervoor kun je als vereniging een online inschrijfformulier aanbieden op de website. Zorg dat het online inschrijfformulier gekoppeld is aan je ledenadministratie. Op deze manier verloopt het inschrijven soepel en staat alle informatie direct in de online ledenadministratie. Hierdoor voorkom je frustraties, bespaar je tijd door onnodige handelingen te voorkomen en voldoe je direct aan de algemene privacywetgeving. In onze blog Tips voor een online inschrijfformulier delen we meer tips en de ervaring van de Karate-Bond-Nederland.

Communiceer vanuit het hart

Hoe verschillend verenigingen ook mogen zijn, leden zullen zich pas betrokken voelen als ze meer krijgen dan alleen de mogelijkheid om te sporten in het geval van een sportvereniging. Een vereniging die niet meer doet dan  op jaarbasis contributie innen is afstandelijk, niet aantrekkelijk en verwaarloost de meer emotionele kanten van het lidmaatschap van de vereniging. Daarom hebben we nog een aantal tips om leden bij de vereniging te blijven betrekken:

1. Zorg dat het eenvoudig is voor een nieuw lid om zich aan te melden bij de vereniging, wanneer hier al irritaties zijn dan begin je met een achterstand.
2. Verstuur een welkomstbericht, wanneer een nieuw lid zich heeft aangemeld. Dit zorgt er voor dat het lid zich direct thuis voelt.
3. Communiceer vanuit je hart, ook wel de ledenadministratie. Ook is het belangrijk dat alle berichten op lidniveau worden opgeslagen in een logboek. Zo houd je overzicht wie, wat en wanneer heeft ontvangen!
4. Houdt leden op de hoogte over de ontwikkelingen. Niet alleen bestuursontwikkelingen, maar ook bijvoorbeeld over de renovatie van de nieuwe kleedkamers of kantine. Meer betrokkenheid levert vaak ook meer saamhorigheid op.
5. Ga zo af en toe in gesprek met leden, vooral in deze corona tijd!  Laat zien dat je er bent en creëer interactie met de leden. Wees creatief, er zijn veel manieren om online met elkaar in contact te komen. Denk aan borrels, bingo’s, loterijen, pubquiz.

Koppel je facturatiemodule aan de ledenadministratie

In de afgelopen jaren hebben we veel verenigingen gezien die problemen ondervinden met meerdere losstaande systemen. Om tijd te besparen en te innoveren is het belangrijk dat de facturatie direct gekoppeld is aan de ledenadministratie. Hieronder vind je een aantal voordelen van een gekoppelde facturatiemodule.

1. Directe synchronisatie wanneer een lid zijn contactgegevens wijzigt via de facturatie. Dit houdt in dat de wijzigingen of toevoegingen van contactgegevens automatisch worden aangepast in de ledenadministratie. We zien dat veel verenigingen hier tientallen uren mee besparen.
2. Real-time overzicht van alle leden die hebben betaald, die nog niet hebben betaald, en leden die weigeren te betalen. Door een koppeling krijg je deze inzichten direct terug te zien in je ledenadministratie. Handig, wanneer je informatie wilt delen met de rest van het bestuur en om in de toekomst de facturatie beter in te richten.
3. Eenvoudig en snel versturen van de contributie batch, losse facturen of leden eenvoudig te laten betalen voor georganiseerde evenementen. Ledendata is altijd beschikbaar, en hierdoor eenvoudig om een factuur op te stellen en te versturen.  Wanneer een lid zijn factuur betaald, is dit ook direct inzichtelijk in het ‘’profiel’’ van het lid.

Samenvattend

Het is belangrijk dat je begint met het analyseren van de pijnpunten binnen de vereniging en, zoekt naar procesverbeteringen. Het onderhouden van je ledenadministratie hoeft geen tijdrovende klus meer te zijn, mits je blijft innoveren binnen de vereniging en meegaat met de digitalisering. Daarbij blijft de relatie en communicatie met het lid cruciaal.

Een efficiënte ledenadministratie onderhouden gaat ook over de keuze voor goede verenigingssoftware, zoals ClubBase. Onder andere middels een geavanceerde koppeling met een facturatiemodule biedt dit systeem de mogelijkheid om zowel de ledenadministratie als de facturatie efficiënter in te richten. Daardoor kunnen diverse taken worden geautomatiseerd, onnodige handelingen kunnen worden vermeden en jij als bestuurslid kan je focussen op wat nu écht belangrijk is: leden in deze aparte tijden blijven betrekken bij de vereniging.