ClubCollect’s tips voor een goed werkend bestuur

Sportverenigingen: het zijn onze uitlaatklep en de sociale bezigheid in het weekend. Langs de lijn of aan de bal, we komen graag thuis op onze favoriete velden.

Maar wat gaat er schuil achter dat gezellige clubhuis, het jaarlijkse jeugdtoernooi en de wekelijkste competitie? Wie zorgen ervoor dat de club draaiende blijft, de contributie geïnd wordt en de kantine aangevuld is?

Juist, het bestuur.

Lid zijn van het bestuur brengt veel verantwoordelijkheden met zich mee. En wij spreken uit ervaring als we zeggen dat dit, naast de gezelligheid die het met zich meebrengt, ook af en toe een zware taak kan zijn.

Daarom, vanuit ons grote sporthart en vanuit de ontelbare gesprekken met verenigingen, 5 tips voor een goed werkend bestuur.

1. Formuleer gezamenlijke doelen (maximaal 3) waaraan iedere bestuurder zich verbindt

Het bestuur is als collectief verantwoordelijk voor elk van de gezamenlijke doelen. Met andere woorden, niemand mag denken: ‘Ik doe mijn werk goed. Mijn medebestuurder doet dat niet, maar dat is niet mijn probleem!’. Integendeel. Concrete, meetbare, tijdgebonden doelstellingen scheppen duidelijkheid en geven bestuursleden en andere medewerkers het gevoel dat ze zinvol bezig zijn.

2. Laat individuele bestuurders voor zichzelf een lange en korte termijndoel opstellen

Hoe zorg je ervoor dat elke bestuurder een goede bijdrage blijft leveren aan het team? Simpel. Laat bestuurders zelf hun motivatie verhogen door eigen doelen op te stellen. Bestuurders streven op deze manier niet alleen een collectief belang na, maar zullen ook hard werken om hun eigen doelen waar te maken. Maak onderscheid tussen doelen voor de lange termijn (bijvoorbeeld jaarlijks) en doelen voor de korte termijn (bijvoorbeeld maandelijks).

3. Trek een keer per jaar tijd uit voor een systematische evaluatie van het presteren als bestuur en bestuurder.

Tijdens bestuursvergaderingen wordt er veel geëvalueerd over de gang van zaken, en gereflecteerd op kortlopende activiteiten. Het kan daarom waardevol zijn om jaarlijks of tweejaarlijks een moment in te plannen waarop er wordt gekeken naar het presteren als bestuur en het presteren van de bestuurders als individu.

4. Zorg dat de lidgegevens en verenigingen bestanden online inzichtelijk blijven

Houd de lidgegevens en de betaalgegevens online op orde. Dit bespaart niet alleen tijd, maar ook geld! Wist je dat er met het facturatiesysteem van ClubCollect automatisch herinneringen worden gestuurd naar leden die nog niet hebben betaald, om hen te bewegen de betaling te voldoen? Zo blijven de administratie en gegevens altijd netjes op orde, mocht de huidige penningmeester besluiten het stokje over te dragen.

5. Houd het bestuur benaderbaar voor leden

Omdat je als bestuurder een belangrijke functie hebt binnen de club, is het soms lastig om laagdrempelig contact met de leden te behouden. Maar juist het informele contact tussen het bestuur en de leden zorgt voor betrokkenheid op de club, wat vaak resulteert in meer vrijwilligers. Probeer formeel en informeel contact te scheiden. Dus ook met het lid die nog steeds niet betaald heeft kun je nog een leuk babbeltje maken. Door bijvoorbeeld automatische herinneringen te versturen in plaats van de leden persoonlijk achterna te zitten, blijft het goede contact tussen het bestuur en de leden gegarandeerd behouden!