Tips voor een online inschrijfformulier

Als vereniging wil je zo goed mogelijk nieuwe inschrijvingen eenvoudig en snel behandelen, hiervoor kun je als vereniging een online inschrijfformulier aanbieden.  Op deze manier verloopt het inschrijven soepel en staat alle informatie direct in de online ledenadministratie. Hierdoor voorkom je directe frustraties, onnodige handelingen van verschillende bestuursleden, bespaar je veel tijd en voldoe je direct aan de algemene privacywetgeving. In deze blog delen wij een aantal tips hoe een vereniging eenvoudig en snel online inschrijvingen kan verwerken en toepassen.

Vereenvoudig het inschrijven

Bij veel verenigingen zien we dat leden zich inschrijven via papieren formulieren of een online formulier die niet direct aan de ledenadministratie gekoppeld is. Dit levert tijdrovende activiteiten op voor bestuursleden en tegelijkertijd onzekerheid bij leden die hier op moeten wachten. Door het toenemende internetgebruik bij leden verwacht men dat het inschrijfproces online en vooral eenvoudig is.

Geef nieuwe leden daarom de ruimte om zich in te schrijven via een online inschrijfformulier, welke je kunt aanbieden op een website in de vorm van een online inschrijfformulier.  Verzamel op deze manier snel en eenvoudig ledengegevens in de ledenadministratie, bespaar tijd, en voldoe direct aan de algemene privacywetgeving.

Houd inschrijvingen overzichtelijk

Een real-time overzicht van alle inschrijvingen is erg belangrijk. Dit vooral aangezien steeds meer bestuurders betrokken zijn bij de inschrijving van een nieuw lid. Door de nieuwe lidgegevens in één keer door te zetten naar de online ledenadministratie is er geen kans op fouten. Dit maakt het mogelijk om in een handomdraai aanmeldingen terug te vinden.

Effectief inschrijfformulier

Het is belangrijk dat een vereniging een eenvoudig maar passend online inschrijfformulier in stijl van de vereniging gebruikt. Hierbij is het gelijk mogelijk verenigings-specifieke informatie van het nieuwe lid te krijgen door gerichte vragen aan het online inschrijfformulier toe te voegen.

Zonder een passend online inschrijfformulier wordt het lastig om de benodigde gegevens te verzamelen en je inschrijvingen en vereniging te laten groeien.

Wat nog belangrijker is, is dat je het risico loopt om potentiële inschrijvingen te verliezen. Als het proces gebrekkig of gewoon te moeilijk is, zullen mensen het al snel opgeven of zal data verloren gaan.

Het goede nieuws is dat een online inschrijfformulier gratis te gebruiken is met de ledenadministratie module van ClubCollect, meer informatie over onze ledenadministratie module vind je: Hier

Werf vrijwilligers

Mocht de vereniging kampen met een tekort aan vrijwilligers of intern besproken hebben om het vrijwilligersbeleid te aan te pakken. Start dan met het online inschrijfformulier. Vraag leden of zij open staan om vrijwilliger te worden of bepaalde taken op zich willen nemen.  Dit kun je als optie toevoegen aan het online inschrijfformulier zodat dit in een later stadium niet meer geregeld hoeft te worden. Zo ben je direct op de hoogte en worden alle leden die vrijwilligerstaken op zich willen nemen direct gelabeld. Zo is alles inzichtelijk in de ledenadministratie.

De ervaring van onze Karateka’s

Naast dat de Nederlandse Karate-Do bond gebruik maakt van de facturatie module, maken zij ook gebruik van het online inschrijfformulier. De Nederlandse Karate-Do bond bespaart hierdoor wekelijks veel tijd, zijn handmatig invoeren van nieuwe leden verleden tijd en hebben zij nu meer tijd voor leuke activiteiten! Voor meer informatie over de ervaring van de Nederlandse Karate-Do Bond lees je hier.