Van administratieve last naar verenigingsstrategie: Het belang van een goed contributiebeleid

Als vereniging of stichting is het beheren van de ledenadministratie en het innen van gelden zoals contributie vaak een tijdrovende en administratieve last. Veel organisaties zien deze taak als een noodzakelijk kwaad en zijn hier voor hun gevoel dan ook regelmatig (te) veel tijd aan kwijt. Je kan dit ondervangen met een goed en duidelijk contributiebeleid waarmee je de administratieve processen stroomlijnt. In dit blog bespreken we het belang van een goed contributiebeleid en hoe een ledenadministratiesysteem de sleutel tot succes voor jouw vereniging kan zijn.

1. Optimaliseer het contributiebeleid voor ledenbehoud
Een duidelijk beleid rondom het innen van contributie is essentieel voor het behoud van leden. ClubCollect ziet dat het runnen van een vereniging een intensieve taak kan zijn, met name als een vrijwilligerstekort opspeelt. Door een ledenadministratiesysteem te gebruiken dat flexibel genoeg is om verschillende lidmaatschapsvormen en betaalmogelijkheden te ondersteunen, kunnen verenigingen individuele behoeften beter tegemoetkomen.

2. Het aanbieden van verschillende betaalopties
We zien dat het aanbieden van verschillende betaalopties een positief effect heeft, maar anderzijds ook voor een toename in werkdruk op de vrijwilligersgroep en/of het bestuur zorgt. Verenigingen doen er om die reden goed aan zich te ondersteunen door middel van moderne systemen zodat ze deze werklast kunnen verlagen. Zulke systemen kunnen bijvoorbeeld automatisch laatbetalers en storneringen opvolgen. Een winst voor het bestuur, maar ook voor het lid. Deze systemen maken online betalen via bijvoorbeeld iDeal of Apple Pay ook mogelijk. Het mes snijdt dus aan beide kanten.

3. Inzicht in financiële gezondheid van de vereniging
Een goed ledenadministratiesysteem biedt inzicht in de financiële gezondheid van de vereniging of stichting. Bestuurders kunnen met de hulp van rapporten en dashboards nauwkeurig en direct inzicht krijgen in ontvangen en openstaande betalingen, maar ook trends in populaire lidmaatschapsvormen. Deze inzichten zijn waardevol bij het nemen van beslissingen en het plannen van toekomstige activiteiten.

4. Personaliseer communicatie vanuit de vereniging
Een modern ledenadministratiesysteem biedt de mogelijkheid om gepersonaliseerde communicatie te versturen. Verenigingen kunnen zo in bulk communiceren zonder doelgerichtheid te verliezen. Verder is het handig als je kunt filteren op basis van verschillende kenmerken. Dit zorgt ervoor dat je relevante informatie kan sturen naar de gewenste personen. Denk bijvoorbeeld aan een uitnodiging voor selectiespelers. Personalisatie draagt bij aan een sterker gemeenschapsgevoel en een hogere betrokkenheid vanuit leden.

Een goed contributiebeleid is niet alleen van cruciaal belang bij het stroomlijnen van administratieve processen binnen verenigingen, maar vormt ook de basis voor continuïteit binnen de vereniging. De vereniging is tenslotte minder afhankelijk van personen. Een ledenadministratiesysteem ondersteunt bij het creëren van inzicht in bijvoorbeeld financiën, ledenbehoud, betaalgedrag en communicatie. Hierdoor kunnen verenigingen hun focus verleggen van administratieve rompslomp naar het onderhouden van een bloeiende, betrokken en actieve vereniging.

Als jij denkt dat jouw vereniging nog een verbeterslag kan maken in bovengenoemde punten, overweeg dan zorgvuldig de mogelijkheden en functionaliteiten die ClubCollect beschikbaar stelt. Ledenadministratie en contributie innen was nog nooit zo eenvoudig!