Facturen via geïntegreerd ledenadministratiesysteem naar ClubCollect importeren

Facturen importeren naar ClubCollect via het geïntegreerde ledenadministratiesysteem

Hieronder volgt een stappenplan voor het importeren van facturen vanuit je ledenadministratiesysteem (bijvoorbeeld All United, ClubBase, Conscribo, KNLTB.Club, LISA, enzovoort) naar ClubCollect.

Als je voor de eerste keer facturen verstuurt via ClubCollect, is het belangrijk om te controleren of het logo correct is ingeladen. Het logo staat rechtsboven in de ClubCollect-omgeving.

Stap 1: Factuurprofielen instellen

Als organisatie heb je de mogelijkheid om de betaalmethoden en berichten naar eigen wens in te stellen. Deze instellingen vind je onder **Facturatie** -> **Factuurprofielen**. Op dit scherm kun je ervoor kiezen om een factuurprofiel aan te passen of te kopiëren. Door een profiel te kopiëren (bijvoorbeeld per seizoen), kun je een nieuw factuurprofiel aanmaken met dezelfde instellingen als het originele profiel.

Wanneer je facturen vanuit je ledenadministratiesysteem naar ClubCollect stuurt, is het essentieel om het gewenste factuurprofiel als standaardprofiel te selecteren. Dit profiel wordt dan automatisch toegepast op de facturen.

Stap 2: Stappen in het ledenadministratiesysteem

Na het instellen van het factuurprofiel, kun je de facturatiestappen volgen zoals aangegeven door de leverancier van je ledenadministratiesysteem.

Stap 3: Het versturen van facturen

Zodra de facturen succesvol zijn geïmporteerd vanuit je ledenadministratiesysteem, verschijnt de naam van de batch onder de tab **Facturatie** -> **Batches**, gemarkeerd met een rood kruis. Voordat je op **Verzenden** klikt, raden we aan om enkele facturen handmatig te controleren op eventuele fouten.

Als alles er goed uitziet, ga dan terug naar de tab **Batches** en klik op **Verzenden**. Je krijgt dan nogmaals alle instellingen van het profiel te zien voordat de facturen definitief worden verstuurd.

Stap 4: Facturen verzonden

Na het verzenden van de facturen kunnen er vragen van ontvangers binnenkomen. Deze vind je onder de tab **Tickets**. Daarnaast is er rechtsonder in de ClubCollect-omgeving een **Help**-knop. Via deze knop krijg je toegang tot onze supportpagina voor penningmeesters, waar veelgestelde vragen over ClubCollect worden beantwoord. Er is ook een FAQ voor leden beschikbaar op onze website.