Voorwaarden & privacy

Algemene Voorwaarden & Verwerkersovereenkomst

1. Bepalingen
   1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes van en overeenkomsten met NLCollect B.V., gevestigd te Amsterdam, ingeschreven in het handelsregister onder KvK-nummer 57468907.
   2. Het gebruik van de software, de informatie, diensten en functionaliteiten die beschikbaar worden gemaakt via de software (gezamenlijk genoemd de “Software”) wordt beheerst door deze gebruiksvoorwaarden.
   3. Deze voorwaarden zijn van toepassing op u en uw organisatie (“Gebruiker”) en NLCollect B.V. (“Leverancier“).
   4. Gebruiker mag alleen de Software gebruiken indien Gebruiker akkoord gaat met de voorwaarden.
   5. Door gebruik te maken van de Software, op welke wijze dan ook, aanvaardt u gebonden te zijn aan de onderhavige voorwaarden.
   6. Deze voorwaarden vervangen enige voorafgaande overeenkomsten aangegaan tussen Gebruiker en Leverancier (of elke partij apart) gerelateerd aan het gebruik van de Software en het leveren van aanverwante diensten.
2. 
   Wijzigingen
   1. Leverancier heeft het recht om deze voorwaarden te wijzigen op elk gewenst moment en om de Software te veranderen, te wissen, te staken of aan andere voorwaarden te verbinden.
   2. Leverancier zal Gebruiker op de hoogte stellen van de voorgenomen wijzigingen van deze voorwaarden door een email te sturen naar uw e mailadres geregistreerd bij het persoonlijke account voor Gebruiker (“Account”) of door de melding vanuit de applicatie.
   3. De voorgestelde wijziging zal in werking komen een (1) maand na de datum van de kennisgeving, tenzij Gebruiker Leverancier op de hoogte stelt dat Gebruiker bezwaar heeft tegen de voorgestelde wijzigingen voordat de wijzigingen in werking treden, in welk geval Leverancier het recht voorbehoudt om de toegang tot de Software te beëindigen.
   4. Indien Gebruiker gebruikt blijft maken van de Software nadat de wijziging in werking is getreden, wordt ervan uitgegaan dat Gebruiker akkoord is met de wijzigingen.
   5. Indien Gebruiker op enig moment niet akkoord gaat met de wijzigingen, dient Gebruiker het gebruik van de Software onmiddellijk te beëindigen.
3. 
   Toepasselijk recht en geschillen
   1. Indien enig deel van deze voorwaarden door een bevoegde rechtbank ongeldig, onwettig of niet-afdwingbaar wordt gevonden, wordt dit onderdeel gescheiden van de rest van de voorwaarden, die geldig zal blijven en afdwingbaar is, voor zover toegestaan door de wet.
   2. Deze voorwaarden worden beheerst door en geïnterpreteerd volgens en in overeenstemming met Nederlands recht.
   3. Eventuele klachten over de Software zullen in eerste instantie worden behandeld nadat Gebruiker de klantenservice heeft gecontacteerd.
   4. Eventuele geschillen die voortvloeien uit of in verband met deze voorwaarden worden definitief beslecht door de rechtbank van Amsterdam. Voordat het geschil naar de rechter zal worden verwezen, zullen Leverancier en Gebruiker zich inspannen om het geschil in der minne op te lossen.
4. 
   Functionaliteiten en Partners
   1. De Software faciliteert verschillende functionaliteiten aan Gebruiker, waaronder beheer van de ledenadministratie, email-communicatie, labeling en filter-acties.
   2. De Software faciliteert Gebruiker tevens het versturen en het innen van facturen (betaaldiensten) en aanverwante diensten, waaronder de collectie van de Betalingen namens de Gebruiker (via de aan ClubCollect gelieerde stichting: ClubCollect Payments Stichting, registratienummer Kamer van Koophandel 61785083, hierna de “Stichting”).
5. 
   Duur en beëindiging
   1. Deze voorwaarden gelden zolang Gebruiker toegang heeft tot de Software en daarvan gebruik maakt en zolang eventuele verplichtingen van partijen nog bestaan (zoals het betalen van de tarieven, de afdracht van Betalingen en/of het terugbetalen van teruggedraaide Betalingen).
   2. Gebruiker is gerechtigd het gebruik van de Software op elk moment te beëindigen via de betreffende instellingen in de Software.
   3. Leverancier is gerechtigd (het gebruik van) de Software al dan niet tijdelijk buiten gebruik te stellen, te beperken en/of te beëindigen zonder alsdan op enigerlei wijze aansprakelijk te zijn voor de hieruit voortvloeiende schade, in het geval dat Gebruiker in strijd handelt met deze voorwaarden en/of wanneer Leverancier van mening is dat het blokkeren van (een deel van) de Software noodzakelijk is, gebaseerd op objectieve en redelijke argumenten. In het geval Leverancier het gebruik van de Software blokkeert conform bovenstaande, zal Leverancier Gebruiker van te voren hiervan op de hoogte stellen, behalve in noodgevallen, in welk geval Leverancier de toegang zonder enige berichtgeving mag blokkeren.
   4. In het geval dat Leverancier van mening is dat er sprake is van ongeautoriseerd of oneigenlijk gebruik van de Software, mag Leverancier, zonder berichtgeving en geheel naar eigen goeddunken, alle maatregelen nemen die zij noodzakelijk acht, inclusief het blokkeren van het Account.
   5. Indien de Gebruiker niet, binnen 14 dagen na melding van de blokkade, de niet-nakoming opheft, zal Leverancier gerechtigd zijn om de toegang tot en gebruik van de Software onmiddellijk te beëindigen.
   6. Niet-nakoming van deze voorwaarden kan leiden tot beëindiging van het Account en Leverancier behoudt zich het recht voor om enige andere maatregelen te nemen die beschikbaar zijn onder toepasselijke wetgeving.
   7. Leverancier zal niet aansprakelijk zijn voor enige schade die Gebruiker lijdt als gevolg van een beëindiging van toegang tot (een gedeelte van) de Software. Alle reeds gestuurde facturen zullen worden ingetrokken of gecollecteerd conform deze voorwaarden, zoals overeengekomen tussen partijen. Enige ontvangen Betalingen tot en na de beëindigingsdatum zullen naar Gebruiker worden overgemaakt in overeenstemming met deze voorwaarden. Dergelijke diensten na de beëindigingsdatum zijn onderhevig aan de tarieven in het tarievenlijst.
   8. Na beëindiging van de relatie, voor welke reden dan ook, kan gebruiker geen rechten meer ontlenen aan deze voorwaarden, behalve ten aanzien van enige rechten en verplichtingen die – gezien hun aard – voortduren na beëindiging of zoals hierin bepaald.
6. 
   Gebruik software
   1. Leverancier geeft Gebruiker het niet-exclusieve recht om de Software te gebruiken als Software-as-a-service (Saas) zoals neergelegd in clausule 9.
   2. Leverancier zal een Account creëren.
   3. Gebruiker bevestigt dat alle aangeleverde informatie omtrent zijn/haar organisatie correct en compleet is ten tijde van het accepteren van deze voorwaarden.
   4. Leverancier behoudt zich te allen tijde het recht voor om de Software, haar functionaliteiten en diensten aan te passen.
   5. Leverancier zal alle redelijke middelen gebruiken om de Software vierentwintig (24) uur per dag, zeven (7) dagen per week, het hele jaar door aan Gebruiker beschikbaar te stellen. Leverancier kan echter naar eigen goeddunken het leveren van de Software aan Gebruiker opschorten, of de duur hiervan beperken, in verband met onderhoudswerkzaamheden of, indien opgedragen door de wet of als Gebruiker niet voldoet aan zijn/haar materiële verplichtingen onder deze voorwaarden.
   6. Leverancier zal onderhoud en ondersteuning bieden op de Software.
   7. Gebruiker mag contact opnemen met Leverancier voor onderhoud en support tijdens werkdagen.
   8. Onderhoud omvat het ter beschikking stellen van updates, met inbegrip van documentatie, van de Software die een kwalitatieve (bijv. fout herstel) dan wel functionele verbetering van het ter beschikking gestelde Software.
   9. Indien verzoeken van Gebruiker omtrent onderhoud of maatwerk een functionele verbetering inhoudt, is Leverancier gerechtigd om extra kosten in rekening te brengen. Enig maatwerk zal een integraal onderdeel worden van de Software en onderhevig aan de eigendomsrechten van de Leverancier.
   10. De Leverancier is gerechtigd, zonder voorafgaande aankondiging, tot het aanbrengen van toevoegingen en/of wijzigingen in de Software. Desalniettemin zal Leverancier te allen tijde proberen om Gebruiker via de website, via email of via de applicatie, op de hoogte te brengen van enige veranderingen.
   11. Indien enige verandering resulteert in een nieuwe functionaliteit of feature, zal Leverancier de Gebruiker informeren over eventuele van toepassing zijnde additionele tarieven.
   12. Indien Gebruiker een storing constateert, dient dit onmiddellijk te worden gemeld bij de Leverancier. Na een dergelijke melding zal Leverancier alle redelijke maatregelen nemen om de storing te verhelpen.
   13. Leverancier neemt redelijke maatregelen om de data via de Software te allen tijde beschikbaar te stellen (en daar back-ups van te maken), zal het altijd Gebruiker’s verantwoordelijkheid zijn om te waarborgen dat zij/hij een backup heeft van de data op zijn/haar eigen servers.
7. 
   Facturatie module
   1. Indien Gebruiker de facturatie module wenst te gebruiken, gelden de volgende bepalingen.
   2. Leverancier zal het Account van de Gebruiker updaten op het moment dat een Betaling wordt ontvangen namens Gebruiker, via Partner en de Stichting.
   3. Leverancier zal ervoor zorgdragen – en waarborgen dat de Stichting dit uitvoert – dat de ontvangen Betalingen naar Gebruiker worden overgemaakt.
   4. Kosten worden in eerste instantie apart in rekening gebracht, echter Leverancier behoudt zich het recht voor om tarieven en mogelijke teruggedraaide Betalingen van de ontvangen Betalingen af te trekken voordat deze worden overgemaakt aan Gebruiker.
   5. Om te voldoen aan enige wettelijke verplichtingen als betaaldienstverlener (Partner), is de Leverancier gerechtigd (zogeheten KYC) informatie en documentatie van Gebruiker en haar/zijn organisatie op te vragen, welke Gebruiker prompt zal aanleveren.
   6. De Gebruiker blijft ten alle tijde verantwoordelijk en aansprakelijk voor het verzamelen en bewaren van incassomachtigingen en niet-geïnde Betalingen, waaronder teruggedraaide betalingen, gedurende de duur van de Overeenkomst en na beëindiging daarvan (om welke reden dan ook).
   7. Leverancier garandeert geenszins dat haar activiteiten resulteren in succesvolle inning van alle Betalingen.
   8. De Gebruiker zorgt ervoor dat - tijdens de duur en na beëindiging van de Overeenkomst - de balans bij Leverancier - ten alle tijde - positief of op nul blijft. Indien de gecollecteerde (maar nog niet afgedragen) Betalingen niet voldoende zijn om eventuele storneringen of niet-ontvangen Betalingen af te dekken, zal Leverancier de Gebruiker informeren en dient de Gebruiker binnen veertien (14) dagen de gelden, om de balans aan te vullen, over te maken. In het geval dat de Klant hier niet aan voldoet, zal Leverancier gerechtigd zijn - naast eventueel andere vorderingen - om wettelijke rente door te belasten aan de Gebruiker (maximaal 3-month Euribor + 5%).
   9. In het geval van beëindiging, behoudt Leverancier zich - via de Stichting - het recht voor om een deel van ontvangen maar nog niet afgedragen Betalingen vast te houden om eventuele toekomstige storneringen en andere verplichtingen van de Gebruiker (zoals de betaling van toepasselijke tarieven) af te dekken.
   10. Leverancier is gerechtigd toegang tot en gebruik van de Facturatie Module (gedeeltelijk) op te schorten (inclusief het opschorten van de afdracht van ontvangen Betalingen) in het geval dat: (i) Leverancier een redelijk vermoeden heeft van fraude, witwassen en/of terrorisme financiering; (ii) de Gebruiker’s balans is negatief voor een periode langer dan dertig (30) dagen; of (iii) Leverancier verplicht is vanuit de wet, door de Partner, banken of betaalnetwerken. Gebruiker zal op de hoogte worden gesteld van een dergelijke opschorting, tenzij de wet dit verbiedt.
   11. Gebruiker kan ervoor kiezen haar debiteuren de gelegenheid te bieden Betalingen in termijnen te voldoen, waarbij de Gebruiker aan het begin van de inningsperiode vooraf alle Betalingen ten aanzien van termijnbetalingen kan ontvangen van Leverancier. Dit zal worden geleverd met ondersteuning van Leverancier’s partner als kredietverschaffer (hierna te noemen “Partner”). De Gebruiker verleent Leverancier een beperkte volmacht om, namens de Gebruiker, alle handelingen te verrichten die nodig zijn voor de ontvangst van de voorfinancieringsfaciliteit van de Partner. Enige termijnbetalingen die na het voorschot zijn ontvangen worden verrekend met het voorgeschoten bedrag.
   12. Risico's verbonden aan de onmogelijkheid om termijnbetalingen te innen, te verrekenen met de voorfinancieringsfaciliteit of geschillen die hieruit voortkomen vallen binnen de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van de Gebruiker.
   13. In geval dat de ontvangen termijnbetalingen ontoereikend zijn voor dekking van de ontvangen voorfinancieringsfaciliteit, informeert Leverancier de Gebruiker hierover en maakt de Gebruiker binnen veertien (14) dagen na ontvangst van de kennisgeving betreffende bedragen via Leverancier over aan de Partner.
   14. Enig geschil tussen de Gebruiker en haar debiteuren of enige juridische stappen tegen de Gebruiker door haar debiteuren, geeft geen recht op uitstel van terugbetaling van Gebruiker van de vooraf gefinancierde betaling en de betaling van de prijzen.
8. 
   Tarieven en incasso
   1. De toepasselijke tarieven zijn weergegeven in een separate tarievenlijst zoals beschikbaar gesteld aan Gebruiker op https://www.clubcollect.com/nl/prijzen/. Alle tarieven zijn exclusief BTW en enige andere inhoudingen, tenzij anders aangegeven.
   2. Gefactureerde tarieven zullen inclusief BTW worden gerekend. Bepaalde tarieven (en enige teruggedraaide Betalingen) worden, zoals aangegeven door Leverancier, afgetrokken van enige Betalingen die Leverancier aan Gebruiker is verschuldigd of van Gebruiker’s bankrekening middels incasso.
   3. Gebruiker – namens de organisatie, geeft hierbij een machtiging af aan Leverancier om zulke tarieven en teruggedraaide Betalingen die verschuldigd zijn aan de Leverancier, te incasseren van de bankrekening door middel van een incasso machtiging.
   4. Enige andere tarieven die niet worden afgetrokken of via incasso worden betaald, zullen door Gebruiker binnen veertien (14) dagen na de factuurdatum dienen te worden betaald, zonder dat Gebruiker gerechtigd is om enige bedragen daarvan in te houden.
   5. Ondanks dat Leverancier ernaar streeft om tariefwijzigingen zoveel mogelijk gelimiteerd te houden, behoudt Leverancier zich het recht voor om de tarieven aan te passen, door daarvan minimaal dertig (30) dagen van te voren melding aan Gebruiker te doen. In het geval dat Gebruiker geen bezwaar maakt gedurende deze notificatieperiode en Gebruiker de Software blijft gebruiken, wordt Gebruiker geacht de tariefwijziging te hebben geaccepteerd.
   6. Leverancier behoudt zich verder het recht voor om onmiddellijk additionele tarieven te rekenen voor nieuwe functionaliteiten/modules waarvoor de Gebruiker kiest.
9. 
   Intellectueel eigendom en Gebruiksrecht
   1. Leverancier behoudt alle rechten en belangen in de Software, haar functionaliteiten en modules beschikbaar via de Software, inclusief copyright, patent, handelsmerken en alle andere intellectuele eigendomsrechten.
   2. Niets in deze voorwaarden dan wel anderszins is bedoeld om enig intellectueel eigendomsrecht aan Gebruiker te verlenen of over te dragen.
   3. Leverancier behoudt alle rechten die niet zijn toegewezen aan Gebruiker.
   4. Deze voorwaarden geven geen rechten (of impliceren daartoe) aan Gebruiker, anders dan zoals neergelegd in deze clausule.
   5. Leverancier geeft hierbij, onder de voorwaarden zoals hierin gesteld, Gebruiker een niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie tot gebruik van de Software zoals noodzakelijk voor haar doeleinden.
   6. Dit gebruikersrecht is gelimiteerd tot persoonlijk gebruik en niet overdraagbaar aan derden. Het gebruiksrecht is gelimiteerd tot het aantal gebruikers zoals overeengekomen met Leverancier. Gebruiker mag de Software alleen gebruiken voor legale doeleinden en in overeenstemming met deze voorwaarden.
   7. Gebruiker is niet gerechtigd om de Software te verhuren, licenseren, aan derden over te dragen, kopiëren, dupliceren, reproduceren, distribueren, afgeleid werk te creëren of op enige manier aan te passen, reverse-engineeren of gebruik door derden toe te staan, direct of indirect, zonder voorafgaande schriftelijke goedkeuring van Leverancier. Gebruiker mag de Software niet gebruiken voor enig ander doel dan zoals neergelegd in deze voorwaarden.
   8. Gebruiker zal de Software gebruiken in overeenstemming met de voorwaarden en/of instructies die Leverancier geeft/zal geven.
   9. Tijdens gebruik van de Software, mag de Gebruiker niet: (i) de Software en diensten gebruiken op een manier die in strijd is met de wet, de goede zeden of inbreuk maakt op eigendoms- of andere rechten van derde partijen; (ii) de Software en diensten gebruiken die schade toebrengt of impact heeft op gebruik daarvan door een ander; (iii) enige handelingen ondernemen die een obstructie vormt of kan vormen ten aanzien van het gebruik en de werking van de Software; en/of (iv) enige wettelijke of juridische melding die onderdeel vormt van de Software verwijderen, aanpassen of daarmee knoeien.
10. 
    Beveiliging
    1. Gebruiker erkent dat hij/zij een geautoriseerde gebruiker is voor zijn/haar organisatie en dat Gebruiker bevoegd is om alle handelingen te ondernemen via de functionaliteiten van de Software namens zijn/haar organisatie en dat Leverancier erop mag vertrouwen dat alle door Gebruiker genomen handelingen gelden als handelingen genomen en geautoriseerd door Gebruiker’s organisatie.
    2. Leverancier zal niet verantwoordelijk zijn voor enige schade voortvloeiend uit handelingen van gebruikers en Gebruiker zal verantwoordelijk zijn voor alle handelingen door andere gebruikers, ongeacht of zij geautoriseerd waren.
    3. Gebruiker is geheel verantwoordelijk om de vertrouwelijkheid van zijn/haar wachtwoord en Account te bewaken en voor alle handelingen gedaan via het Account.
    4. Gebruiker gaat ermee akkoord om Leverancier onmiddellijk op de hoogte te stellen van enig ongeautoriseerd gebruik van het Account of enige veiligheidsinbreuk.
    5. Leverancier zal nimmer aansprakelijk zijn voor door Gebruiker geleden schade indien iemand anders het wachtwoord of Account gebruikt, ongeacht of Gebruiker hiervan op de hoogte is. In het kader van de toegang tot en het gebruik van de Software, beschikt Gebruiker over apparatuur en programmatuur die voldoet aan de door de Leverancier’s vastgestelde normen en/of eisen.
11. 
    Vertrouwelijkheid en Privacy
    1. De Leverancier en Gebruiker erkennen beiden de vertrouwelijkheid van alle data en informatie ten aanzien van hun organisaties, waar welke partijen toegang tot verkrijgen via de Software. Deze data en informatie mag alleen worden gebruikt voor de uitvoering van de overeenkomst tussen partijen.
    2. De Leverancier heeft het recht om de naam en logo van Gebruiker te gebruiken voor op haar website(s) of als referentie en deze aan derden beschikbaar te stellen.
    3. Leverancier zal, als verwerker, namens Gebruiker, als verwerkingsVerwerkingsverantwoordelijke, persoonsgegevens verwerken van leden van Gebruiker. Partijen leggen hun verantwoordelijkheden vast in bijgevoegde verwerkersovereenkomst, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
    4. Leverancier zal alle persoonlijke gegevens (beschikbaar via de Software) verwerken in overeenstemming met haar verplichtingen onder toepasselijke wet- en regelgeving.
    5. Voor de volledige Privacy Statement van NLCollect B.V. verwijzen wij naar: https://www.clubcollect.com/nl/juridisch/#ccprivacy
12. 
    Disclaimer - Geen garantie
    1. Leverancier zal niet aansprakelijk zijn voor enige schade die Gebruiker of een derde partij lijdt, als gevolg van enige handeling van Leverancier gerelateerd aan het beschikbaar stellen van de Software, in overeenstemming met deze voorwaarden.
    2. Leverancier zal nimmer aansprakelijk zijn indien (een deel van) de Software niet beschikbaar is voor een bepaalde periode. Van tijd tot tijd mag Leverancier de toegang tot (een deel van) de Software tijdelijk blokkeren.
    3. Gebruiker’s gebruik van de Software, enige andere inhoud en diensten via de Software is voor uw eigen rekening en risico.
    4. Leverancier geeft geen garanties voor de Software, de inhoud, de diensten of functionaliteiten beschikbaar via de Software. De Software, alle content en de diensten worden ‘as is’ geleverd zonder garantie van enige aard, inclusief – maar niet beperkt tot – de volledigheid, beveiliging, betrouwbaarheid kwaliteit, nauwkeurigheid of beschikbaarheid van de Software. Onverminderd het voorgaande, geeft Leverancier geen garantie dat de Software, de inhoud ervan of diensten beschikbaar via de Software correct, betrouwbaar, zonder fouten of ononderbroken zijn, dat fouten zullen worden gecorrigeerd, dat de Software of de server die de Software beschikbaar stelt, vrij zijn van virussen of andere schadelijke componenten of dat de Software of enige andere diensten beschikbaar via de Software enigszins aan Gebruiker’s behoeften of verwachtingen zal voldoen.
    5. Leverancier sluit alle garanties uit, expliciet of impliciet, wettelijk of anders, inclusief maar niet beperkt tot enige garanties van geschiktheid voor enig doel of dat deze geen inbreuk maken op rechten van derden. Het voorgaande betreft geen garanties die volgens de toepasselijke wet- en regelgeving kan worden uitgesloten of beperkt.
13. 
    Aansprakelijkheden
    1. Hoewel Leverancier ernaar streeft de Software 24 uur per dag beschikbaar te maken, aanvaardt Leverancier geen aansprakelijkheid indien, om welke reden dan ook, de Software niet beschikbaar is op een bepaald moment of voor een bepaalde periode.
    2. Levering van de Software kan tijdelijk opgeschort worden, zonder voorafgaande kennisgeving, in geval van een systeemstoring, onderhoud of reparatie, of in geval van overmacht.
    3. Leverancier is niet aansprakelijk voor enige indirecte of gevolgschade met inbegrip van gederfde winst of verlies van reputatie.
    4. Leverancier’s totale aansprakelijkheid met betrekking tot verliezen die ontstaan door, of in verband staan met deze overeenkomst, dan wel contractueel, in het geval van onrechtmatige daad (inclusief nalatigheid) of schending van wettelijke plicht, dan wel op andere wijze, zal niet groter zijn dan de in dat kalenderjaar betaalde vergoedingen met een maximum van EUR 1.000,-. Deze limitering is niet van toepassing indien sprake is van fraude, opzet of grove nalatigheid door Leverancier.
    5. Eventuele verplichting tot schadevergoeding door Leverancier zal vervallen na een termijn van twee jaren na het ontstaan van de schade.

Verwerkersovereenkomst persoonsgegevens

Leverancier (Verwerker) en Gebruiker (Verwerkingsverantwoordelijke) constateren

1. De Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker zijn een overeenkomst aangegaan waarbij hierna te noemen: “de Overeenkomst;
2. Ten behoeve van de Overeenkomst, verwerkt Verwerker in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens (hierna te noemen: “Persoonsgegevens”);
3. Partijen hebben afspraken gemaakt over de wijze waarop Verwerker dient om te gaan met de Persoonsgegevens, welke afspraken in deze overeenkomst zijn opgetekend, waarbij Partijen ten aanzien van de gebruikte begrippen hebben aangesloten bij de Algemene Wet Gegevensbescherming (AVG); en
4. Deze Verwerkersovereenkomst vormt een integraal en onlosmakelijk onderdeel van de Overeenkomst.

Leverancier (Verwerker) en Gebruiker (Verwerkingsverantwoordelijke) komen het navolgende overeen:

Artikel 1 Onderwerp en opdracht

1.1.De Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker opdracht en instructies om Persoonsgegevens te verwerken namens de Verwerkingsverantwoordelijke. De instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke zijn omschreven in deze Verwerkersovereenkomst, Overeenkomst en kunnen schriftelijk (of per e-mail) aangevuld worden. Partijen willen, gelet op het bepaalde in de AVG, de voorwaarden van de verwerking van deze persoonsgegevens vastleggen. Een overzicht van onder meer de categorieën Persoonsgegevens en het doel waarvoor de Persoonsgegevens worden verwerkt, is uiteengezet in Bijlage 1 bij deze Verwerkersovereenkomst. Leverancier mag persoonsgegevens alleen verwerken in opdracht van de Gebruiker, voor het door de Gebruiker in deze voorwaarden vastgestelde doel.

Artikel 2 Verwerking

2.1.De Verwerkingsverantwoordelijke heeft en houdt zelfstandige zeggenschap over het doel en de middelen van de verwerking van de Persoonsgegevens.
2.2.Verwerker garandeert dat zij de Verwerkingsverantwoordelijke voorafgaand aan het sluiten van deze overeenkomst toereikend geïnformeerd heeft over de dienst(en) die de Verwerker verleent, en de uit te voeren Verwerkingen zoals omschreven in de Overeenkomst. Gebruiker autoriseert Leverancier om alle noodzakelijke persoonsgegevens van de organisatie’s leden te collecteren en al noodzakelijke handelingen uit te voeren voor Leverancier om de functionaliteiten en aanverwante diensten van de Software te leveren, welke ten minste het volgende inhoudt: (i) ledenadministratie, (ii) contact opnemen met leden via digitale communicatie kanalen, email, telefoon of post, (iii) ontvangen van informatie van leden welke leden normaliter aan Gebruiker verschaffen, (iv) ontvangen van Betalingen namens Gebruiker, en (v) verwerken van alle informatie en Betalingen.
2.3. Gebruiker gaat ermee akkoord dat de persoonsgegevens zoals beschikbaar gesteld via de Software kunnen worden gebruikt, verwerkt of beschikbaar gesteld door Leverancier en haar groepsondernemingen voor de volgende doeleinden: (i) om de aanverwante diensten als onderdeel van de Software te verlenen, (ii) om te voldoen aan relevante regelgeving, een rechtsverzoek of andere juridische procedures, (iii) om de overeenkomst uit te voeren en het monitoren en uitvoeren van Leverancier’s dienstverlening, (iv) om de producten en diensten van Leverancier te verkopen aan Gebruiker, (v) om juridisch advies in te winnen en/of (vi) aan (potentiële) investeerders ten behoeve van een verkoop, fusie, overdracht of andere investering van/in Leverancier.
2.4.De Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker verstrekken elkaar over en weer alle benodigde informatie om een goede naleving van de relevante privacywet- en regelgeving mogelijk te maken. Indien de Verwerker van mening is dat een verwerkingsinstructie van de Verwerkingsverantwoordelijke een inbreuk oplevert op de AVG, dan stelt zij de Verwerkingsverantwoordelijke hiervan onmiddellijk in kennis.
2.5.Verwerker verleent de Verwerkingsverantwoordelijke alle redelijke medewerking om binnen de wettelijke termijnen te voldoen aan de op Verwerkingsverantwoordelijke rustende verplichtingen op grond van de AVG die zien op de rechten van betrokkenen zoals: (i) een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van Persoonsgegevens; (ii) het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een eventuele daaruit voortkomende verplichte voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens; en/of (iii) het voldoen aan verzoeken van de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere overheidsinstantie.

Artikel 3 Subverwerkers

3.1. Verwerker onthoudt zich van verstrekking van Persoonsgegevens aan een derde partij, tenzij deze verstrekking plaatsvindt in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke of noodzakelijk is om te voldoen aan een op Verwerker rustende wettelijke verplichting.
3.2. Verwerkingsverantwoordelijke geeft hierbij toestemming aan Verwerker om voor de uitvoering van de “Overeenkomst” en bij de verwerking van persoonsgegevens gebruik te maken van subverwerkers. Verwerker zal materieel gelijke verplichtingen met dergelijke subverwerkers afspreken als opgenomen in deze overeenkomst.
3.3. Verwerker maakt geen gebruik van subverwerkers die buiten het gebied van de Europese Economische Ruimte (EER) zijn gevestigd, tenzij Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke daarvan op de hoogte stelt en Verwerkingsverantwoordelijke daarmee akkoord gaat. Leverancier maakt - in bepaalde gevallen voor operationele of technische doeleinden, zoals bijvoorbeeld de hosting van servers - gebruik van de (IT) dienstverlening van derden. Dit vindt plaats via Amazon Web Services en haar data centers. Deze data centers staan in de EU. Leverancier heeft met deze partijen afspraken gemaakt over de adequate beveiliging van gegevens conform toepasselijke regelgeving omtrent bescherming van persoonsgegevens.
3.4. Verwerker verstrekt op eerste verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke aan deze een overzicht van de door Verwerker ingeschakelde subverwerkers.
3.5. Verwerkingsverantwoordelijke kan de schriftelijke toestemming voor het inschakelen van een subverwerker intrekken, indien Verwerker niet of niet langer voldoet aan de verplichtingen uit de Verwerkersovereenkomst, de AVG betreffende de verwerking van Persoonsgegevens.
3.6. Verwerker blijft, niettegenstaande de toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke, steeds verantwoordelijk en aansprakelijk voor het handelen van de door Verwerker ingeschakelde subverwerkers.

Artikel 4 Correct gebruik Persoonsgegevens

4.1.Verwerker verplicht zich om de van de Verwerkingsverantwoordelijke verkregen Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze te gebruiken dan ter uitvoering van haar verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst. Verwerker brengt Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld op de hoogte indien Verwerker reden heeft om aan te nemen dat Verwerker niet langer aan de Verwerkersovereenkomst kan voldoen
4.2.Een overzicht van de Persoonsgegevens en gebruik waarvoor de Persoonsgegevens mogen worden verwerkt door de Verwerker, is uiteengezet in Bijlage 1 bij deze verwerkersovereenkomst.
4.3.Verwerker onthoudt zich van verstrekking van Persoonsgegevens aan derden, niet zijnde een subverwerker, tenzij deze uitwisseling plaatsvindt in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke of wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een op de Verwerker rustende wettelijke verplichting.
4.4. Een klacht of verzoek van een Betrokkene of een verzoek of onderzoek van de Autoriteit Persoonsgegevens met betrekking tot de Verwerking van de Persoonsgegevens wordt door de Verwerker, voor zover wettelijk is toegestaan, onverwijld doorgestuurd naar Verwerkingsverantwoordelijke, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek.

Artikel 5 Geheimhouding

5.1.Verwerker zorgt er voor dat een ieder, waaronder haar werknemers en vertegenwoordigers, die betrokken zijn bij de Verwerking van de Persoonsgegevens deze gegevens als vertrouwelijk behandelt. Verwerker verklaart dat met een ieder die betrokken is bij de Verwerking van de Persoonsgegevens een geheimhoudingsovereenkomst of –beding is gesloten.
5.2.De in dit artikel bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet voor zover de Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een derde te verstrekken, indien het verstrekken van de Persoonsgegevens aan een derde noodzakelijk is ter uitvoering van de Overeenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de Persoonsgegevens aan een derde te verstrekken.

Artikel 6 Beveiligingsmaatregelen

6.1.Verwerker zal, voor eigen rekening en risico, net als de Verwerkingsverantwoordelijke, zorgdragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens te beveiligen tegen vernietiging, verlies, wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig. Technische maatregelen zijn o.a. encryptie en met sterke wachtwoorden beschermde accounts, organisatorische maatregelen zijn o.a. het screenen van nieuwe bestuursleden en het afsluiten van ruimtes en panden/beveiligde toegang van locaties en apparatuur
6.2. De in artikel 6.1 van deze Verwerkersovereenkomst bedoelde maatregelen dienen, met inachtneming van de stand van de techniek en de kosten gemoeid met de implementatie en de uitvoering van de maatregelen, evenals de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van personen, een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te verzekeren. Bij de beoordeling of sprake is van een passend beveiligingsniveau wordt met name rekening gehouden met de verwerkingsrisico's, vooral als gevolg van de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig.
6.3.Verwerker zal de door haar getroffen informatiebeveiligingsmaatregelen evalueren en verscherpen, aanvullen of verbeteren voor zover de eisen of (technologische) ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.
6.4.De Verwerkingsverantwoordelijke te allen tijde het recht om, in overleg met de Verwerker en met inachtneming van een redelijke termijn, op eigen kosten, de door Verwerker genomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te laten toetsen door een onafhankelijke auditor. De Verwerkingsverantwoordelijke wordt schriftelijk geïnformeerd over de uitkomsten van de audit. Voor zover op basis van een audit blijkt dat Verwerker niet aan het bepaalde in de Overeenkomst, deze Verwerkersovereenkomst, de AVG betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens voldoet, neemt Verwerker onverwijld alle redelijkerwijs noodzakelijke maatregelen om te zorgen dat Verwerker hieraan alsnog voldoet. De bijbehorende kosten voor aanvullende maatregelen komen voor rekening van Verwerker.
6.5. De Verwerker stelt Verwerkingsverantwoordelijke in staat om te kunnen voldoen aan haar wettelijke verplichting om toezicht te houden op de naleving van deze Verwerkersovereenkomst door de Verwerker, met name van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en de verplichtingen ten aanzien van datalekken.
6.6. Als er een beveiligingsincident (Datalek) ontdekt is waarbij mogelijk persoonsgegevens zijn uitgelekt of verloren gegaan, zal de Leverancier (binnen 48 uur) de Gebruiker op de hoogte brengen. Verwerker verschaft aan Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie betreffende iedere Datalek, waaronder informatie over eventuele ontwikkelingen rond het Datalek en de maatregelen die Verwerker treft om aan zijn kant de gevolgen van het Datalek te beperken en herhaling te voorkomen. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke alle redelijkerwijs benodigde medewerking verlenen ten behoeve van het verkrijgen van inzicht in de ernst en (mogelijke) gevolgen van een geconstateerde Datalek. In het bijzonder zal Verwerker aan Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie verschaffen waarvan Verwerkingsverantwoordelijke aangeeft dat deze noodzakelijk is bij de beoordeling of het Datalek gemeld moet worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan Betrokkenen.
6.7. In geval van een Datalek, zal Verwerkingsverantwoordelijke voldoen aan eventuele wettelijke meldingsplichten aan de Autoriteit Persoonsgegevens en Betrokkenen. Verwerker onthoudt zich van het doen van dergelijke meldingen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen met Verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 7 Vernietiging en back-up

7.1.Verwerker is verplicht alle Persoonsgegevens op eerste verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke volledig en onherroepelijk te verwijderen, tenzij Verwerker Persoonsgegevens dient te bewaren om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
7.2. De Leverancier moet bij beëindiging van diensten op het gebied van verwerkingen van persoonsgegevens alle persoonsgegevens wissen of teruggeven aan de Gebruiker en nog bestaande kopieën wissen, behalve als EU-recht of het recht van de lidstaat verplicht tot het bewaren van deze persoonsgegevens. Indien na het einde van de overeenkomst vaststaat dat Verwerkingsverantwoordelijke alle Persoonsgegevens in een door Verwerkingsverantwoordelijke schriftelijk geaccepteerd technisch formaat bezit, verwijdert Verwerker alle Persoonsgegevens volledig en onherroepelijk binnen 30 dagen nadat is vastgesteld dat Verwerkingsverantwoordelijke de Persoonsgegevens bezit.
7.3.Bij beëindiging van de verwerkersovereenkomst blijven de verplichtingen voor de Verwerker die voortvloeien uit deze verwerkersovereenkomst onverminderd van kracht zo lang de Verwerker Persoonsgegevens tot zijn beschikking heeft.

Artikel 8 Vrijwaring

8.1.Verwerker is zelfstandig aansprakelijk en vrijwaart Verwerkingsverantwoordelijke volledig tegen aanspraken van derden en alle schade, boetes, ander nadeel en redelijkerwijs gemaakte kosten, al dan niet daarmee verband houdend, die veroorzaakt worden door of enigerlei verband houden met het niet, onvolledig en/of niet tijdig nakomen van de op Verwerker rustende verplichtingen uit deze Verwerkersovereenkomst en/of overige verplichtingen die rusten op Verwerker, waaronder die volgend uit de AVG, en voor zover ontstaan door haar werkzaamheid als Verwerker voor Verwerkingsverantwoordelijke.
8.2. Verwerker staat, alsof het haar eigen handelen of nalaten betreft, volledig in voor het handelen of nalaten van haar personeel, eventueel door Verwerker ingeschakelde (rechts)personen, waaronder maar niet beperkt tot de bij de uitvoering van de Verwerkersovereenkomst ingeschakelde subverwerkers en derden.

Artikel 9 Controle

9.1.De Verwerkingsverantwoordelijke heeft te allen tijde het recht om, in overleg met de Verwerker en op eigen kosten, de door Verwerker genomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te laten toetsen door een onafhankelijke registeraccountant, registerinformaticus of een andere daartoe gecertificeerde auditor.
9.2.Een controle mag de bedrijfsactiviteiten van Verwerker niet onnodig verstoren.
9.3.VerwerkingsVerwerkingsverantwoordelijke zal de controle minimaal 30 dagen voor aanvang schrfitelijk aankondigen aan Verwerker, voorzien van een omschrijving op welke onderdelen de controle uitgevoerd zal worden en het proces ervan.

Artikel 10 Duur en beëindiging

10.1.De looptijd van deze Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de looptijd van de Overeenkomst.
10.2.Deze verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij de beëindiging van de Overeenkomst.
10.3. Indien Verwerkingsverantwoordelijke van oordeel is dat Verwerker de verplichtingen op grond van deze Verwerkersovereenkomst en/of haar eigen verplichtingen, waaronder die volgend uit de AVG, niet, onvolledig en/of niet tijdig nakomt, heeft Verwerkingsverantwoordelijke het recht de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst met onmiddellijke ingang op te schorten en indien Verwerker na notifiatie daarvan na tien (10) dagen nog steeds in gebreke blijft, mag de Verwerkingsverantwoordelijke deze Verwerkersovereenkomst met onmiddellijke ingang (geheel of gedeeltelijk) te ontbinden.
10.4.De beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst zal Partijen niet ontslaan van hun verplichtingen die voortvloeien uit deze Verwerkersovereenkomst die naar hun aard worden geacht ook na beëindiging voort te duren.

Artikel 11 Toepasselijk recht

11.1.Op deze Verwerkersovereenkomst en op alle geschillen die daaruit mogen voortvloeien of daarmee mogen samenhangen, is Nederlands recht van toepassing.
11.2.In geval van een geschil tussen de Partijen betreffende de uitlegging of de toepassing van deze Verwerkersovereenkomst zoeken Partijen naar een oplossing door middel van onderhandelingen.
11.3.Geschillen over of in verband met deze Verwerkersovereenkomst zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de Verwerkingsverantwoordelijke gevestigd is, tenzij dwingende competentieregels dit verhinderen. De procedure vindt plaats in de Nederlandse taal.
11.4. In geval van strijdigheid tussen bepalingen in de Overeenkomst en deze Verwerkersovereenkomst, prevaleren de bepalingen in de Verwerkersovereenkomst.

Verwerkte gegevens overzicht

Verwerker verwerkt de volgende gegevens:
- Voornaam
- Achternaam
- Postadres
- Telefoonnummer(s)
- E-mail adres
- IBAN-rekeningnummer
- Correspondentie Verwerkingsverantwoordelijke
- Betalingen