Onze slimme software automatiseert jouw ledenadministratie

Met het ledenadministratiesysteem van ClubCollect is alles van a tot z geregeld. Dit begint bij het inschrijfformulier voor nieuwe leden wat gekoppeld is aan het ledenadministratiesysteem. Dit inschrijfformulier is helemaal naar wens aan te passen. Zo zijn er standaardvelden die je kunt kiezen, maar is er ook de optie om eigen velden toe te voegen. Verder kan het lid direct het gewenste abonnement kiezen. Ook kun je ervoor kiezen om direct een betaalmogelijkheid aan het inschrijfformulier te koppelen. Hierdoor betaalt het lid direct bij inschrijving de kosten voor hun abonnement, een bedrag hiervan naar rato of bijvoorbeeld inschrijfkosten.

Elke aanmelding wordt direct in het ledenadministratiesysteem geregistreerd, waarna je een automatisch bericht ontvangt van deze nieuwe aanmelding. Vervolgens kun je in het ledenadministratiesysteem deze nieuwe aanmelding(en) goedkeuren, zodat het lid wordt opgenomen in het overzicht in de ledenadministratie. Bij deze goedkeuring kan een automatische e-mail ter bevestiging worden gestuurd.

In het ledenadministratiesysteem wil je alles zo overzichtelijk mogelijk houden. Door te werken met labels, kun je de leden eenvoudig groeperen. Deze labels kun je automatisch via het inschrijfformulier of handmatig aan (meerdere) leden toewijzen via het ledenoverzicht. Je kunt door gebruik te maken van de uitgebreide filtermogelijkheden van de ledenadministratie eenvoudig de door jou gewenste groep naar voren halen. Deze subgroepen kun je vervolgens eenvoudig direct een mail sturen, abonnementen toekennen of nieuwe labels toewijzen.

In de ledenadministratie van ClubCollect kun je ook gezinnen vormen. Hiermee koppel je zowel communicatie als facturen, zodat elk gezin een verzamelfactuur krijgt. Dit maakt het een stuk prettiger voor de leden. Verder kunnen leden zelf hun persoonlijke gegevens bijwerken door in te loggen op hun persoonlijke pagina. Klopt er iets niet, kunnen ze dit wijzigen, wat ook weer automatisch wordt doorgevoerd in de ledenadministratie. Op deze manier zijn alle gegevens up-to-date en wordt de communicatie een stuk eenvoudiger.

Ook kun je met meerdere gebruikers samenwerken in jullie eigen omgeving van het ledenadministratiesysteem. Je kunt zelf gebruikers toevoegen en deze ook (beperkte) rechten geven. Zo kun je kiezen uit Super User, Standaardgebruiker, Penningmeester, Ledenadministrateur en Communicatiebeheerder. Ook kun je gebruikers toegang geven tot een selecte groep in het ledenbestand, gebaseerd op labels. De software van de ledenadministratie is een cloud-based software, wat inhoudt dat je overal ter wereld toegang hebt tot deze software. Hierdoor wordt het beheren van jouw ledenadministratie met meerdere gebruikers een stuk gemakkelijker.

Vanuit de ledenadministratie kun je eenvoudig berichten per e-mail sturen naar alle leden, een beperkte groep of een individueel lid. De gestuurde berichten worden ook per persoon opgeslagen in het ledenadministratiesysteem, dus je kan altijd teruglezen wat je gestuurd hebt. Verder kun je eenvoudig een nieuwsbrief maken en versturen via deze e-mailfunctie. Gebruik een HTML-template om je nieuwsbrief altijd met je eigen ontwerp, kleuren en logo te versturen. Als je liever met MailChimp wilt werken, kun je vanuit het ledenadministratiesysteem eenvoudig een MailChimp-export maken. Zo kan je gelijk door met het versturen van je nieuwsbrief.

Vanuit het ledenadministratiesysteem kun je eenvoudig aan de gang gaan met het innen van contributie. Je stelt als eerste jouw voorkeuren voor de contributie-inning in. Denk hierbij aan het aanbieden van termijnen, automatische herinneringen en op welke manier de leden kunnen betalen (automatische incasso, iDEAL etc.). Door het aanbieden van verschillende betaalmogelijkheden, verhoog je het totale inningspercentage. Met onze terugkerende abonnementen kun je eenvoudig doorlopend, maandelijks of jaarlijks factureren.

Eventuele wijzigingen in de factuur, bijvoorbeeld een verhoging of een korting toepassen, kan je eenvoudig in het ledenadministratiesysteem doorvoeren. Maak je gebruik van de gezinnen-functie, dan worden alle gezinsfacturen gecombineerd tot één factuur. Voor het lid een stuk prettiger als zij alle openstaande bedragen in één keer kunnen betalen.

De software van onze ledenadministratie wordt voortdurend gecheckt op veiligheid. Verder maken we gebruik van een versleutelde verbinding voorzien van encryptie. Naast dat het ledenadministratiesysteem continu gecheckt wordt op veiligheid, is het ook voorzien van meerdere beveiligingscertificaten. Door deze Europese beveiligingscertificaten is het ledenadministratiesysteem volledig AVG-proof. Hiermee voldoe je direct aan de voorwaarden die de overheid stelt met betrekking tot het opslaan van lidgegevens. Simpel gezegd: met het ledenadministratiesysteem van ClubCollect zijn al jouw gegevens veilig!